いつまで保管しておけばいいの? 【過去の請求書の管理術】

仕事をしていると請求書や発注書、領収書や注文請書、預金通帳などが、日に日に増えていきます。これらの証憑(しょうひょう)書類は、取引を証明する書類のため、一定期間保管することが求められます。

さらに税務調査の際に提示を求められたら、即座に提出することが必要です。もしも必要書類の紛失が発覚した場合、青色申告の取消や仕入税額控除が認められない、税金の再計算が必要となる、といった恐れがあります。 法人の場合の請求書の保管期間と、証憑書類の紛失を防ぐためのポイントをご紹介します。

証憑書類の保管期間

証憑書類は法律で保管期限が決められているため、独自判断による破棄は認められません。 法改正以前は会社の規模によって保管期限が違いましたが、現在では法人の場合は「7年間」で統一されています。

この7年間は、請求書に記載されている日付が起算点ではありません。法人税申告期限日が起算点となることを覚えておきましょう。 例えば決算期が平成26年9月末とすると、2ヶ月後の11月30日が法人税申告期限日となります。 もしも法人税申告期限日が、土日祝日の場合は次の平日が法人税申告期限日となるので、この点にも注意が必要です。 この場合だと平成33年11月30日が証憑書類の保管期間となります。 保管期間を過ぎた証憑書類は廃棄することができます。

証憑書類の保管方法

証憑書類は、原則として紙媒体での保管が求められます。しかし全てを紙に印字して保管すると膨大なスペースが必要となるでしょう。そこで、一定の要件を満たせばマイクロフィルムや電子データでの保管も可能です。

法人の場合マイクロフィルムで保管するなら、保管期限が6年目と7年目を迎えたもの(種類によっては最後の4年間)が対象となります。基準を満たすマイクロフィルムリーダー、もしくはマイクロフィルムリーダープリンタを設置することで、マイクロフィルムによる保管を行うことができます。

さらに一定の要件を満たした国税関係の書類は、サーバやDVD、CDなどの電子データによる保存も可能となります。ただし、3ヶ月前までに所轄税務署長に申請書を提出し承認を受ける必要があるので注意しましょう。 またこれらの書類はただ保管すれば良いわけではありません。書類保管ノートなどを作り、「この年の請求書は○○にある」「○年○月まで保存が必要」などを把握する必要があります。それにより「誤って処分してしまった」といった事態を防ぐことができます。

「過去の請求書などは場所をとるだけ……」と軽視してしまいがちですが、企業の取引を証明する大切な書類です。過去の書類の保管管理を徹底し、証憑書類の紛失を防ぎましょう。

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