「請求書がない!?」 再発行する際に気をつけるポイントは?

日常業務の大半をメールで行えるようになっても、請求書に関しては郵送でのやり取りが未だに多いのではないでしょうか。この場合、特に多いトラブルが請求書の紛失です。
「請求書を取引先に送ったけれど、支払期限が過ぎても入金されない」
「請求書が届いたという連絡が来ない」
「取引先に確認したところ、請求書の再発行を求められた」
このような経験をされた方は少なくないでしょう。

今回は、請求書の再発行時に気をつけるべきポイントをご紹介します。

請求書の発行から代金回収まで代行するPaid(ペイド)

ポイント1【請求書を再発行した時の日付は?】

請求書の書き方については、法律上の決まりがありません。そのため、「再発行の場合は、必ずこの記載をしなければいけない」といったものも存在しません。しかし、請求書は企業の取引の証明となるものなので、透明性を保つことが大切です。
例えば、請求書の控えをとって連番で保管したり、市販されている請求書を使った場合は書き損じたものを捨てずに残しておいたりすると、後々誰が見返しても分かりやすくなり、請求書を再発行する時もスムーズに事務処理が行えます。

請求書を再発行する場合は、請求書に「再発行」の文字を残しましょう。また、前回の発行番号を振っておくことで、どの請求書の再発行分かも一目で分かります。
なお、再発行する際の日付に今回の発行日を記入する場合は、欄外や空欄部分に前回の発行日を書くようにしましょう。
例:△年○月×日NO.○○○請求分の再発行

ただし、「請求書を間違って破棄した」など紛失や破棄が確実となっている場合は、日付を前回の発行日のまま、再発行の文字の記載もなく先方に送っても構いません。
請求書の書き方に明確なルールがない以上、どのようにしたらより分かりやすく透明性を保てるかを意識することが大切です。また企業によって取り決めもあるため、取引先に確認をとることも必要です。

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ポイント2【支払期日を過ぎてからの再発行は?】

支払期日を過ぎた請求書の再発行の場合、支払期日を変更すべきか悩む方も多いでしょう。一般的に、支払期日を過ぎても、前回請求書を発行した時の支払期日で構いません。しかし、契約書に支払期日を過ぎた場合に、「延滞利息などを課す」といった文言が明記されている場合は、その旨を記載し金額や支払期日を訂正して再発行する必要があります。
ただし、話し合いなどにより延滞利息が免除されるなど対応が変わる場合もあるので、必ず企業に確認をとるようにしましょう。
請求書の紛失を防ぐには、「取引先に請求書が届いたか確認の連絡を入れる」「支払期日前に電話連絡する」など、相手との綿密なやり取りが欠かせません。また、再発行した請求書と前回の請求書の控えのコピーを一緒にファイリングしておく、など保管方法にも気を配るようにしましょう。

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