誤配を防いでしっかり届ける!請求書郵送時のポイント

消費者向けにはWEB請求書が普及してきた昨今ですが、企業間の請求書についてはまだまだ紙の請求書を郵送するのが主流です。あらかじめメールで電子版を送ることはあっても、正式には紙の請求書を郵送することになっている企業がほとんどではないでしょうか。
請求書を郵送する場合、郵送したつもりが誤配などで「届いていない」というトラブルが発生することもあります。大きな企業などでは、請求書の提出締め切りが厳密に決まっているところも多いので、未着が原因で入金が遅れてしまうことにもなりかねません。
こうしたトラブルを避けて、取引先の担当者にきちんと請求書を届けるために押さえておきたいポイントをご紹介します。

「いつ送るのか」をあらかじめ伝えておく

紙の請求書を郵送する前に、メールやFAXで請求書を送付する場合も多いと思います。その際などに、原本はいつ郵送する予定なのかをあらかじめ取引先の担当者に伝えておきましょう。「○日に発送します」「○日までにはお届けできる予定です」などと伝えておくことで、予定までに届いていない場合にも先方に気付いてもらいやすくなります。

表書きに「請求書在中」と明記する

請求書の送付先は、営業担当や経理担当などが一般的ではないでしょうか。こうした仕事を担当している人は、一日に何通もの郵便物を受け取ることも多いものです。 請求書を封入する封筒の表書きには、必ず「請求書在中」と明記しておきましょう。開封せずとも一目で請求書だとわかるようにしておけば、他の郵便物に埋もれにくくなります。手書きでも良いですし、取引先が多い場合は市販の「請求書在中」スタンプを利用する方法も便利でおすすめです。

宛先の部署名と担当者名を明記する

請求書の郵送先については、直接やり取りしている営業担当者宛に送るべきなのか、経理担当者などに送るべきなのかをあらかじめ確認しておきましょう。その上で封筒の宛名には、請求書を送るべき担当者の部署名と氏名を明記しましょう。 小さな会社ならともかく、大企業の場合は部署も多く同姓の社員が在籍していることも少なくありません。間違いなく届けるためにも、担当者の部署名と氏名をしっかりと書くことが大切です。

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