その会議、本当に必要?無駄な会議を減らす3つのポイント

参加者が時間の無駄だと感じるような会議を行うのは不毛なことです。
貴重な仕事の時間を奪わないために、無駄な会議を減らすためのポイントを押さえておきましょう。

(1)会議の目的・ゴールを明確にする

会議を行う前に、まずはその会議の目的およびゴールを明確にすることが大切です。
多くの会議は、「情報の周知・共有」「課題に対する議論・決定」などを目的に行われます。このうち、情報の周知や共有が目的であれば、必ずしも人を集めて会議を開催する必要はありません。進捗報告と情報共有だけを目的とした「定例会議」を行っていませんか?

周知や共有だけが目的なら、メールで資料を共有すれば良いのです。
議論するだけなら社内SNSやメーリングリストなどを活用しても行えますし、何かを決定する時には投票やアンケートなども1つの手段となります。

直接顔を合わせて議論を行った上での決定が必要になる場合は会議が必要になりますが、その際は会議のゴールを具体的に設定しておくことが大切です。その場で何を、どの段階まで決めるのかをあらかじめ考えておきましょう。

(2)出席者は「本当に必要な人」に絞る

会議の目的とゴールを明確にしたら、そのために必要な人だけを集めましょう。人数が絞られることで会議が効率良く進み、参加する必要のない人の時間を無駄にしなくて済みます。

この場合、参加予定メンバー以外の関係者に「予定メンバー以外で自分も参加したいという人は希望を伝えてくれたら歓迎する」「会議の要旨はあとで送付するので意見があれば伝えてほしい」ということを伝えておくと「疎外された」と感じる人がでずに話が進みやすくなります。

(3)時間を最小限に済ませる

「10分で済む話をするための会議に2時間かかった」なんて話は、笑い話のようで意外と珍しくありません。長時間を予定せず、短時間で会議を済ませるためにできるだけ工夫をしましょう。

会議参加者に事前にアジェンダを作成、配布しておくのは基本です。アジェンダに各パートの予定時間を記載しておくと良いでしょう。参加する人はアジェンダに目を通し、自分の意見を持って会議に参加することが大切です。

有名な話のようですが、Googleでは会議室にプロジェクターでタイマーを映しだし、時間を意識して会議を進めているそうです。また、5~10分程度の小規模な会議や打ち合わせを重ねることで無駄をなくすという方法も採られています。

日々の会議に無駄が多いと感じている場合は、他社の例なども参考にしながら少しずつ改善していきたいですね。

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