「請求書の送付状」の役割と作成上の注意点

一般的に請求書を送付するときには、請求書だけを封筒に入れるのではなく、一緒に送付状を添付するのがビジネスマナーとされています。
そして、その送付状も請求書の場合と同じように、作成時に守っておくべきルールというものがあるのです。
今回はビジネスマンなら誰もが知っておくべき「請求書の送付状」に関する情報をお伝えしていきたいと思います。

そもそも送付状とは?

送付状とは、書類を郵送やファックスなどで送付する際に添付する、その書類の内容についての説明が書かれた用紙のことです。
書類と一緒に送付状を添付して送ることには、「送付状を通して相手先に挨拶ができる」、「書類の内容漏れやミスを防げる」といったメリットがあります。
送付状は請求書だけでなく、履歴書や職務経歴書、納品書、領収書、内定通達書といった一般書類を送る際にも使用されています。

「請求書の送付状」に記載すべき項目

請求書の送付状に全国共通のフォーマットというものはありませんが、記載しておくべき項目というものがいくつかあります。
特に、以下の項目については必ず記載しておきましょう。

・請求書発送の日付(送付日)
・相手先の会社名および担当者名
・タイトル
・本文(挨拶文)
・差出人名
・差出人の連絡先

さらに必要に応じて、以下の項目や内容についても記載しておきましょう。

・差出人の所属する組織名
・書類の概要
・送付枚数、部数
・請求書確認の依頼
・入金のお願い

「請求書の送付状」の作成上の注意点

請求書の送付状を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

・宛先
送付先が企業である場合は、株式会社を(株)などと省略しないようにし、役職名は氏名の前に記載するようにしましょう。
使用する敬称については、一般的には「殿」ではなく「様」となります。

・タイトル
「書類送付のご案内」「○○について」など、一目見ただけですぐに分かるタイトルにしましょう。

・本文
本文の例文としては、たとえば以下のようなものがあります。

『拝啓、貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご哀願を賜り、厚く御礼申し上げます。下記の通り、請求書を同封致しましたので、ご査収くださいますよう、よろしくお願い致します。』

企業の担当者の中には、こうした文章の言葉遣いをチェックすることで、こちらの「社内教育のレベル」や「品格」を推し量っている方もいます。
特に「敬語の使い方」は社会人であっても間違えやすいものなので、送付状をはじめとした書類を作成する際には、言葉遣いに十分注意しましょう。

請求書には必ず送付状を添えよう

今回は「請求書の送付状」に関する情報をお伝えしました。
請求書の送付状は「請求書の鏡」とも呼ばれており、企業の担当者の中にはそれ自体が請求書の本体であると考えている方も多くいるのです。
送付状の添付は義務ではありませんが、相手先との付き合いを円滑に進めていくためにも、請求書を送る際には必ず送付状を添えるようにしましょう。

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