請求書をメールで送ることにはメリットがいっぱい!?

インターネットの普及が進むにつれて、請求書を郵送ではなくメールで送るビジネスマンの方が増えています。 しかし請求書をメールで送ることには、マナー上の問題など、何か不都合はないのでしょうか。 また請求書をメールで送る場合に、何か注意しなければならないポイントなどはないのでしょうか。 このページで詳しく解説していきたいと思います。

請求書をメールで送ることに問題はない?

これまでずっと請求書を郵送で送り続けてきた方の中には、請求書をメールで送ることはビジネスマナーとして良くないと思っている方も多いのではないでしょうか。
しかし、「受け取る側」が了承しているのであれば、請求書をメールで送ることはビジネス上も税務調査上も特に問題ありません。
つまり相手先が拒否をしない限りは、請求書をメールで送っても何ら不都合はないのです。

請求書をメールで送るメリット

請求書をメールで送ることには、「送る側」にとって以下のようなメリットがあります。

・切手代がかからない
・封筒がいらない
・すぐに相手に送ることができる
・プリントアウトをしなくてよい
・先方からの修正指示にすぐ対応できる

また送る側だけでなく、受け取る側にもこのようなメリットがあります。

・ファイルで保存できるので保管がしやすい
・すぐに受け取ることができる
・再発行の依頼や修正依頼にすぐ対応してもらうことができる

請求書をメールで送ることには、送る側と受け取る側の双方にたくさんのメリットがあるのです。

請求書を送付するときのビジネスメールの書き方

ただし、ビジネスマンとしてのやりとりをする以上、請求書をメールで送る場合には、空メールに請求書のデータだけを添付して送るわけにはいけません。
ちゃんと一通のビジネスメールとして成立するよう「件名」はもちろんのこと、本文には「相手先会社名と担当者名」「挨拶文」「主文」「末文」「自社名と送信者の氏名」といった必要事項を、しっかりと書いておくようにしましょう。

請求書をメールで送る場合の注意点

またビジネス上のトラブルを避けるためにも、請求書をメールで送る場合には以下の2点に注意する必要があります。

請求書はPDFに変換する

請求書をExcelやWordで作成したからといって、そのままメールに添付して送るのはマナー違反です。
ExcelやWordで作成した請求書のファイルは、PDFなどの編集ができないフォーマットに変換した上で送信するようにしましょう。

確認の電話を入れよう

電子メールは簡単に送ることができる反面、送信者側のちょっとしたミスやサーバー上のエラーなどで相手に届かなくなるというデメリットがあります。
そのため後になって起こるかもしれない「受け取った・受け取ってない」というトラブルを未然に防ぐためにも、送信した数時間後に確認の連絡を先方に入れるようにしておきましょう。

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