督促とは？「催促」との違いや具体的な方法について解説

ビジネスにおいて、未払いの問題は避けられないリスクの一つです。適切な督促を行わないまま放置すると、企業のキャッシュフローに深刻な影響を及ぼす可能性があります。本記事では、効果的な督促手法や法的手続き、相手との関係性を保ちながらトラブルを回避する具体的な施策を詳しく解説します。

督促とは？

督促とは、契約や合意に基づく支払いの未完了や約束された行為が履行されない場合に、相手に対してその義務を履行するよう通知し、促す行動を指します。ビジネスにおいては、例えば商品やサービスの代金が未払いのときに、債権者が債務者に支払いを促すように督促を行います。これは、支払いが滞っていることを知らせ、できるだけ早期に解決を図るための手段のひとつです。

督促の役割と重要性

督促の役割は、相手に義務や約束を思い出させ、その履行を促進することです。相手が支払いを忘れている場合や、何らかの事情で支払いが遅れている場合、督促を行うことで適切な対応を引き出し、未払いになるリスクを防ぐことができます。

企業がスムーズに運営を続けるためには、安定した収益が欠かせません。支払い遅延や未収金の存在はキャッシュフローに悪影響を与え、ビジネスの安定性を損なう可能性があります。また未払いを放置すると、損失リスクが拡大するだけでなく、場合によっては法的な問題に発展することもあるため、督促は非常に重要な手段です。

「催促」との違い

「督促」と似た言葉に「催促」があります。どちらも相手に行動を求める言葉ですが、微妙なニュアンスや使用されるシーンに違いがあります。

「督促」は、相手に義務や責任を果たすように強く求める行為を指し、場合によっては法的手段を暗示することもあります。取引における未払い金の督促や、借入金の返済の督促など、金銭の支払いを促す際に使われることが多いです。

一方「催促」は、相手に行動を促す意味合いがありますが、督促よりもややソフトな印象を持つ言葉です。催促はビジネスに限らず、日常的な場面でも頻繁に使われ、強制的な意味は薄いです。たとえば、「提出期限が近づいているので報告書の催促をする」や「支払い期日が迫っているため、相手に催促する」といった具合に、注意喚起や優しい促しとして用いられます。

督促の具体的な方法と流れ

督促を行う際には、相手に対して丁寧に、かつ段階的にアプローチすることが大切です。以下のステップを参考に、適切に督促を進めることで、円滑に問題を解決しやすくなります。

電話やメールでの確認と催促

まずは、電話やメールでの確認から始めます。この段階では、相手が支払いを忘れていたり、支払い手続きに遅れているだけの場合もあります。柔らかい口調で、未払いの事実を確認し、できるだけ早く対応してもらうよう依頼しましょう。

もし初回の確認で支払いがなされない場合、次に軽い催促のメールや電話で再度支払いを促します。この段階では、もう一度相手に支払い期日や未払いの事実を伝え、速やかな対応をお願いすることが目的です。まだ督促状を送る段階ではなく、あくまで催促としての軽いアプローチが適切です。

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正式な督促状の送付

電話やメールでの催促に応じてもらえない場合、正式な督促状を送付します。督促状には支払い期限、未払いの内容、対応を求める旨などを明記します。この段階になると、相手に対して支払いを強く求める意味合いが増し、より公式な督促となります。

督促状は、最初の催促から一定期間経過しても支払いが行われない場合に送付します。また、あまり頻繁に送ると相手に不快感を与えることがあるため、1〜2週間程度の間隔を空けると良いでしょう。

内容証明郵便での最終通告

督促状を送付しても相手から反応がない場合、内容証明郵便で最終通告を行います。内容証明郵便を使用すると、いつ、どのような内容で督促を行ったかが証拠として残るため、今後の法的対応の際にも有効です。これは最終的な通告のため、相手に対して一層の強いメッセージを伝えることができます。

内容証明郵便でも反応がない場合、法的措置を検討します。具体的には、少額訴訟や支払督促の申し立てなどが考えられます。法的手段を用いる際には、専門家のアドバイスを受けると安心です。

督促状の書き方

督促状は、相手に対して正式に支払いを促すための重要な書類です。通常、電話やメールによる催促が無視されたり、対応が遅れている場合に送付されます。督促状は文書として残るため、相手に支払いの義務を再認識させるだけでなく、将来の法的対応にも有効な証拠となることが多いです。

督促状には、以下の基本情報を必ず記載しましょう。

• 宛先：相手の氏名や住所、連絡先
• 未払い金額：支払いを求める正確な金額
• 支払い期限：支払いを完了してもらいたい期日
• 未払いの理由：支払いに関する背景や経緯がわかる簡単な説明
• 振込先や支払い方法：相手がすぐに支払えるように、振込先や支払い方法についても明記

督促状は、内容が公式であるため、言葉遣いにも注意が必要です。威圧的な表現は避け、丁寧で分かりやすい言葉を選びましょう。例えば、「お支払いが確認できておりません」や「お早めの対応をお願い申し上げます」といった表現を使うことで、相手に敬意を持ちながら対応を促すことができます。

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法的な督促手続きと注意点

法的な手段を講じることで、督促がより強制力を持ち、相手が支払いに応じやすくなる場合があります。しかし、法的手続きには一定の費用や時間、リスクが伴うため、慎重に対応することが重要です。

「支払督促」は、相手に対して法的に支払いを求める初期段階の手続きです。通常、支払督促を申請するには裁判所に「支払督促申立書」を提出します。申立書には、未払い金額や支払期日、契約内容などの詳細を記載し、請求の根拠となる契約書や請求書のコピーなども必要です。支払督促は相手に対して強制力を持たせる手段であり、迅速に支払いを促すための効果的な方法です

支払督促を行ったものの相手が無視を続ける場合、訴訟や強制執行を検討することもあります。強制執行は、裁判で支払い義務が認められた場合に、相手の財産や給与を差し押さえる手続きです。一般的に、相手の支払い意思が全く感じられない、あるいは音信不通になっている場合などが、訴訟や強制執行を検討する判断基準となります。ただし、手続きにはさらに時間と費用がかかるため、費用対効果を考慮し、慎重に進める必要があります。

督促の受け手側が取るべき行動

督促状を受け取った場合でも、冷静に対応することが重要です。以下は、督促を受けた際に取るべき具体的な行動について解説します。

支払い確認と記録の照合

まず、督促状に記載されている支払金額や支払い期限、契約内容が事実に即しているか確認します。もし支払いが既に完了している場合は、振込明細や領収書を確認し、その証拠を持って相手方に連絡を取ります。未払いが事実である場合は、速やかに支払いを進めることが大切です。

相手方への連絡と交渉

支払いがすぐに難しい場合でも、放置せずに督促状に記載された連絡先にコンタクトを取りましょう。相手方に事情を説明し、支払い期日の延長や分割払いについて相談すると、円滑な解決に繋がりやすくなります。誠実な対応を心がけることで、相手側も柔軟に対応してくれる可能性が高まります。

督促業務を効率化し、未回収を防ぐなら「Paid」

企業間決済代行の「Paid（ペイド）」は、督促業務を含めた請求業務をすべて代行し、万が一未回収になった場合も代金を100％保証します。Paidを利用することによって、督促の手間を解消し、また未回収の心配をする必要がなくなります。

Paidの導入により督促の手間や未回収リスクを解消できた事例を紹介します。

導入企業	株式会社生活の木
業種	アパレル・雑貨

• Paid導入前の課題

営業アシスタントが月に2回督促業務を行っていましたが、毎回督促状を出力して封入して発送してという業務に2～3日はかかっており、本来やるべきアシスタント業務に集中できないというのが課題でした。

また請求書を送って終わりにしてしまう件数も多く、そうなると未回収もその分増えてしまい、督促の件数が全く減らないという状況が続いていました。

• Paid導入後の効果

これまで督促業務のようなマイナスをゼロにする仕事に営業アシスタントの時間がとられてしまっていたのが、今はページを作ったりメルマガを作ったりという、プラスを生み出す仕事に転換できています。未回収のリスクもないため、攻めの体制につながっています。

関連記事：プラスを生み出す仕事に集中できるように！大きな限度額で売上もUP～株式会社生活の木の事例

まとめ

適切な督促を実践することで、未払いリスクを最小化し、安心してビジネスを進められる環境を整えることができます。信頼関係を重視しつつ、適切な手続きを踏むことで、未払いの問題を解決し、持続可能なビジネスの実現に繋げましょう。