与信管理システムとは？サービス内容と利用するメリット・デメリット
安定した会社経営や成長戦略の推進、そして貸し倒れを防ぐために、取引前、そして取引後の継続的な与信管理は欠かせません。しかし与信管理をすべて手作業で行おうとすると、多くの手間がかかってしまいます。
そこで検討したいのが、与信管理システムの導入です。本記事では、与信管理システムのサービス内容とともに、システム化のメリット、デメリットを解説します。
目次
与信管理システムとは
与信管理システムとは、取引先の「限度額」と「売上債権の残高」などを一元管理できるシステムのことです。また、請求書発行や督促機能も有するシステムであれば、請求業務の効率化にも大きく寄与します。
与信管理システムは、さまざまな企業で導入が進んでいます。なかでも卸やアパレルなど取引先が多くなる業種や、WEBサービスやサブスクリプション型の事業を展開し有料会員を多く抱える企業では、与信管理システムの利用はスタンダードになりつつあります。
与信管理はなぜ必要？
与信管理は、安定した事業遂行や、利益損失の回避に欠かすことができない業務です。
たとえば取引先の倒産により売掛金を回収できないと、仕入れ代金や経費の支払いが行えなくなり、最悪の場合、倒産してしまうというリスクもあります。
また、与信管理をしないことが自社の信用低下につながることもあります。取引先からの入金遅延などが重なると、「この会社は与信管理が徹底されていない」として金融機関からの信用が落ちてしまうのです。それにより、事業運営に必要な資金が十分に借りられなくなるなど、ビジネスの存続にも悪影響を及ぼしかねません。
関連記事：与信管理の方法～与信承認から事後管理までの手順マニュアルと重要性
与信管理システムの内容
事業規模が大きくなり取引が増えるほど、取引先に対する与信審査や請求にかかる手間は膨大になっていきます。そこで与信管理システムは、会社と取引先との間に立ち、主に以下の内容を行うことで取引に関わる手間を軽減してくれます。
- 与信判断の支援
- 与信事後管理
- 与信管理規程の作成・運用
- 売掛保証
それぞれの内容について具体的に説明していきます。
与信判断の支援
与信判断の支援として、取引先に対して行う与信審査業務サポートがあります。
取引を開始する会社のなかには、情報があまり公開されていないこともあるため、信頼できるかどうかの判断が難しくなるケースもあるでしょう。そこで十分に与信審査をしないまま取引を行ってしまい、あとからその会社が反社会的勢力と関係があるなどと判明すると、会社としての信頼も落ちてしまいます。
しかし、与信管理システムを利用することで、情報が掴みにくい会社の与信審査や反社チェック等を簡単に行えるようになります。
与信事後管理
与信事後管理とは、取引が始まったあとの債権期日の管理などを行うことを指します。また、取引先の経営内容や担保価値などを定期的にチェックし、与信限度枠の見直しも行います。
取引前に与信審査を行うことは、未回収リスクを低減するために欠かせません。一方で、取引が始まったあとも取引先の与信管理を行う必要があります。取引先の経営状況は逐一変化するため、場合によっては経営悪化により販売代金の回収が行えなくなるリスクが生じるからです。
与信管理システムの活用で取引先の与信審査を継続的に行うことで、未回収リスクを軽減できます。
与信管理規程の作成・運用
与信管理規程とは、与信管理を進めるプロセスを明文化した社内規定のことです。与信管理のルールが明確になっていないと、社員によって取引先の審査基準がバラバラになってしまいます。そのため、与信管理規程の作成は欠かせないものです。
しかし、詳細な与信管理規程の作成には膨大な労力と手間がかかります。与信管理システムの使用により、与信管理規程を簡単に作成できるようになるため、作成にかかる工数を大幅に減らすことができます。
関連記事：与信管理規程の作り方～遵守のための工夫や限度額の設定・規程の雛形
売掛保証
売掛保証とは、取引先の倒産などによって売掛金が回収できない場合、すべての金額の支払い保証が受けられることを指します。
どんなに与信審査を重ねても、取引先の経営が悪化するリスクをゼロにすることはできません。そして代金の回収ができないと、経費の支払いに充てる資金がなくなり、自社の事業を円滑に回していくことも難しくなります。
与信管理システムには、売掛金の回収ができない場合にその全額を支払ってもらえる保証がついています。売掛保証がついていることで、万が一のことが起きた場合の未回収リスクを解消でき、より安心して事業運営に取り組めるようになります。
与信管理システムを利用するメリット
与信管理システムを利用することで、企業は以下のようなメリットを受けられます。
- 与信管理が楽にできる
- データの豊富なプロに任せて安心
それぞれのメリットについて詳しく説明します。
与信管理を効率化できる
与信管理は、取引を始める会社の資料を入手し分析する「信用調査」、そして「与信限度額の設定」の大きく2つの業務に分かれます。これらの作業は信用取引において欠かすことができない一方、すべての作業を社内で行うには相応の労力がかかります。自社調査をするにしても、担当人員の確保や時間、会社資料の入手に伴う費用もかかってきます。
その点、与信管理システムを使うと、与信管理にかかっていた作業やお金、そして時間のロスを削減できます。それにより生まれた人員や時間を営業活動などに割くことで、利益創出の機会を生み出すことにもつなげられるでしょう。
導入事例～与信調査にかかっていた手間や費用が大幅削減
| 導入企業 | 株式会社アミナコレクション |
|---|---|
| 業種 | アパレル・雑貨 |
導入前の課題
与信審査のため、1社ごとに帝国データを調査していたことから、手間も費用もかかっていた。また、代金の回収を営業社員が行っていたことで、場合によってはリスクを避けるために前払いをやらざるを得ない状況も生まれていた。
導入後の効果
与信管理システムを導入したことで、与信金額の確認が簡単にできるように。与信調査を代行してくれることで手間や費用も減り、新規のお客様とも安心して後払いができるようになった。また、取引先の小売店が代金を支払えなくなった場合の補償があることは、会社経営の安心材料にもつながっている。
関連記事：与信確認の手間削減と保証の安心感がメリット～株式会社アミナコレクション
取引実績にもとづいた与信枠が設定される
与信管理システムを利用することで、取引実績にもとづいた与信枠が設定できるというメリットもあります。
与信枠は、収益機会と与信リスクのバランスを見て設定されます。もちろん、取引実績が増えた会社は信用も積み重なっていることから、今後の取引拡大も踏まえて与信枠を柔軟に変えていく必要があります。しかし、与信枠を増やすには、取引先の信用力の再審査が必要になるなど手間がかかります。
一方で与信管理システムを使うと、システムに蓄積された膨大なデータをもとに、これまでの取引実績にもとづいた与信枠を自動で設定してくれます。そのため、取引金額が増えても安心して取引を行えるのです。
導入事例～与信枠の増大が売上増加に貢献
| 導入企業 | 株式会社ナカムラ |
|---|---|
| 業種 | 家具 |
導入前の課題
発注が増える時期に与信枠が足りず、収益機会を逃してしまっていた。また、掛売りに対応していなかったことで、取引先から後払いに対応して欲しいという声を多数もらっていた。
導入後の効果
与信管理システムを導入したことで、取引実績にもとづいて与信枠が上がり、発注が増えても安心して取引を行えるように。さらに、売上の増大にもつながった。また、後払いで取引が開始できるようになっただけでなく、返金対応なども管理画面上でスムーズに行えることから、作業時間の削減も実現できた。
関連記事：取引実績にもとづいて与信枠が上がるので発注が増えても安心～株式会社ナカムラ
与信管理システム利用時の注意点
与信管理システムを導入するメリットは少なくありません。しかし、与信管理システムを上手く使いこなせないと、システム運用費などが無駄になってしまう可能性があるので注意が必要です。
与信管理システムの料金体系は、1年間の「ライセンス型」と、「従量課金型」の2つに分けられます。ライセンス型の相場は1ライセンス約40,000円から、従量課金型の場合は、保証料率が取引金額の2～5％が相場です。ちなみに、ライセンス型と従量課金型を組み合わせた料金体系や、請求書発行1件につき100～200円がかかる与信管理システムもあります。
与信管理システムはこんな企業におすすめ
収益機会を増やしたい企業
社内に与信ノウハウがなく、取引先からの後払い希望に応えられない企業は少なくありません。与信管理システムを利用することで掛売りに対応できるようになり、収益機会の増加につながります。
与信業務の効率化を図りたい企業
与信管理システムを使うと、与信業務の効率化が図れます。そのため、与信業務にかかっていた時間をより生産的な仕事へと充てられるようになります。
有料会員を増やしたい企業
WEBサービスを提供する企業などは、多くの会員企業との取引が発生するため、与信管理が必要になります。与信管理システムを使うと与信業務が省力化でき、会員が増えた場合の事務的負担を抑えられます。
まとめ
与信管理は、企業にとって大切な業務のひとつです。しかし、与信管理に社内のリソースを十分に割くことができない企業も多いでしょう。そこで、与信管理システムを導入することも検討してみはいかがでしょうか。与信業務の省力化だけでなく、掛売りの開始や請求業務の効率化によって、本業の売上の増大にもつなげられるようになるでしょう。
