督促状と催告書の違いは？正しい対応方法と法的なポイントを解説
未払い金の回収は、ビジネスにおいて重要な課題です。支払いをしてもらえない相手に支払い義務を果たしてもらうための有効な手段として督促状や催告書がありますが、適切に行わなければトラブルを招く恐れもあります。この記事では、督促状と催告書の違いや効果的な活用法、さらには法的手続きに進む際の注意点について詳しく解説します。
目次
督促状と催告書とは
ビジネスシーンや日常生活で、支払いや契約に関するトラブルが発生することは珍しくありません。こうした場面で「督促」や「催告」という言葉を耳にすることがありますが、両者の違いを理解することは、正しい対応とトラブル回避に役立ちます。
督促状の定義と役割
「督促」とは、支払い義務や契約の履行義務を果たしていない相手に対して、その義務を遂行するよう求める行為です。支払い期限が過ぎても入金が確認できない場合や、約束を守らない相手に対して、電話やメールで催促をしても対応がない場合に、正式な督促状を送付します。督促状には支払い期限、未払いの内容、対応を求める旨などを明記します。
督促の目的は、あくまでも義務の遂行を促すことであり、法的な手続きに入る前の段階で行われることが多いです。相手に支払いや義務を思い出させ、迅速な対応を促す役割を持っています。
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催告書の定義と役割
一方、「催告」は、相手に対して「このまま義務が果たされなければ次の法的な手段に移行する」という意思表示を含む最終的な警告を意味します。督促状を送付しても義務が履行されない場合、催告書を送付することで、期限内に対応がなければ法的な行動に進むことができる土台を築くことが可能です。催告書は内容証明郵便などで正式に記録を残し、証拠を確保することが一般的です。これにより、後に法的措置を講じる際に、催告の存在が重要な証拠として扱われることになります。
督促状と催告書の違い
上述した通り、督促状は「依頼・催促」、催告書は「法的効力を伴う最後通告」という違いがあります。さらに、抑えておきたい3つの違いのポイントを説明します。
記載されている内容
督促状には、以下の情報が記載されていることが一般的です。
- 債務者情報（氏名、住所など）
- 支払期日および未払い額
- 支払い方法や連絡先
- 支払いを促す依頼文
催告書には、以下の内容が含まれます。
- 債務者情報と未払い金額
- 最終期限（支払わない場合の法的手続きの開始時期）
- 支払われない場合に生じる法的措置の警告
- 債権者の署名または捺印、連絡先
催告書は督促状よりも強い表現が用いられ、債務不履行の重大さを伝える内容になります。
送るタイミング
督促状は、支払い期日を過ぎてすぐに送られることが多いです。これは、債務者が支払いを忘れていた場合などに注意を促し、早期に解決を図る意図が含まれています。
催告書は、督促状を送付した後も支払いが行われない場合や、債権者が法的手続きを検討し始める段階で送付されます。最終的な支払いの意思確認として使われ、期限を定めて支払いを求めます。通常、督促状から数週間以上経過してから送られることが一般的です。
郵送方法
督促状は通常の郵送、または配達証明付き郵便で送られることが多いです。配達証明を利用することで、債務者に確実に書類が届いた証拠を残すことができます。
催告書は、配達証明郵便または内容証明郵便で送付されるのが一般的です。特に内容証明郵便で送ると、郵便局で送付内容と送付日が証明されるため、後の法的手続きでも重要な証拠となります。
督促・催告の法的なポイントと注意点
督促や催告は、ただ連絡するだけではなく、法的なルールに沿って行うことでより効果的に機能します。ここでは、督促・催告に関連する法的ポイントや、注意すべき点について詳しく解説します。
請求権が消滅しないように時効を管理
請求権には消滅時効があるため、督促や催告を行う際には、時効期間に十分な注意が必要です。たとえば、売掛金などの一般的な債権の時効は5年です。時効が成立すると債権は消滅してしまうため、定期的な督促や催告によって時効の中断を図ることが重要です。督促や催告の記録が残っていれば、時効中断の証拠としても有効に機能します。
内容証明郵便の活用と証拠の保全
法的効力を高めるため、重要な督促や催告には「内容証明郵便」を使用するのが一般的です。内容証明郵便は、送付内容や送付日時を第三者機関（郵便局）が証明してくれるため、後の法的手続きで証拠として利用することができます。特に最終通告として催告を行う際は、内容証明郵便を用いることで、相手に対する心理的プレッシャーも強まり、対応を促しやすくなります。
督促業務を効率化し、未回収を防ぐなら「Paid」
企業間決済代行の「Paid（ペイド）」は、督促業務を含めた請求業務をすべて代行し、万が一未回収になった場合も代金を100％保証します。Paidを利用することによって、督促の手間を解消し、また未回収の心配をする必要がなくなります。
Paidの導入により督促の手間や未回収リスクを解消できた事例を紹介します。
| 導入企業 | 株式会社生活の木 |
|---|---|
| 業種 | アパレル・雑貨 |
- Paid導入前の課題
営業アシスタントが月に2回督促業務を行っていましたが、毎回督促状を出力して封入して発送してという業務に2～3日はかかっており、本来やるべきアシスタント業務に集中できないというのが課題でした。
また請求書を送って終わりにしてしまう件数も多く、そうなると未回収もその分増えてしまい、督促の件数が全く減らないという状況が続いていました。
- Paid導入後の効果
これまで督促業務のようなマイナスをゼロにする仕事に営業アシスタントの時間がとられてしまっていたのが、今はページを作ったりメルマガを作ったりという、プラスを生み出す仕事に転換できています。未回収のリスクもないため、攻めの体制につながっています。
関連記事：プラスを生み出す仕事に集中できるように！大きな限度額で売上もUP～株式会社生活の木の事例
まとめ
督促状と催告書は、未払い金の回収を図るための重要な手段ですが、効果的に活用するためにはいくつかのポイントがあります。相手の状況に応じた適切なアプローチを選び、柔軟かつ誠実に対応することで、トラブルを未然に防ぎつつスムーズに解決を図ることが可能です。
督促状や催告書が効果を発揮しない場合は、法的手続きに進むことも選択肢の一つです。その際は、最終確認事項をしっかりと確認し、法的手続きに必要な書類や証拠を整えておくことが重要です。適切な督促や催告を通じて、未払い金の回収を効率的に進め、ビジネス関係を円滑に保つための知識を身につけることが、今後の課題であると言えるでしょう。
