請求代行サービスとは？おすすめサービスとメリット・デメリット、選び方を解説
事業が拡大し、取引先が増えるほど、請求にかかる手間は増加の一途をたどります。しかし、請求業務は会社の売上を左右する大切な業務でもあることから後回しにできず、悩む企業は後を絶ちません。
そこで検討したいのが請求代行サービスの活用です。
本記事では、請求代行サービスとは何か、対応できる業務範囲、メリット・デメリット、選び方のポイントを解説します。あわせて、請求代行サービスを比較する際に確認したい代表的なサービスも紹介します。サービスの内容とともに、メリット、デメリットをご紹介します。
目次
請求代行サービスとは
請求代行サービスとは、取引先への請求書の発行、封入、発送といった請求にかかわる煩雑な業務を一手に引き受けてくれるサービスのことです。
BtoB（企業間）のビジネスにおいては、商品・サービスの代金を提供後に請求する後払い（掛売り）が一般的な決済方法です。請求周りの業務の他に、企業の支払い能力を判断する与信審査や、代金が未払いだった場合の回収業務も発生します。自社で請求業務を行っていると、取引先が増えるにつれて業務のコスト負担も増大してしまいます。
請求代行サービスはこれらの煩雑な請求業務を代行してくれるため、自社の負担を軽減することができます。
決済代行・収納代行との違い
請求代行サービスと混同されやすいサービスに、決済代行サービスと収納代行サービスがあります。いずれも代金の支払い・回収に関わるサービスですが、対応する業務範囲が異なります。
決済代行サービスとは、クレジットカード決済、コンビニ決済、口座振替など、複数の決済機関との間に入り、契約やシステム導入、入金管理などを一元化して代行するサービスのことです。
収納代行サービスは、事業者に代わって代金を回収するサービスで、コンビニ払いに対応しているものが一般的です。コンビニ決済に必要な払込票の発行や、コンビニで支払われた代金の入金を一括して行ってくれます。
つまり、複数の決済手段を導入したい場合は決済代行、コンビニ払いなどの収納業務を任せたい場合は収納代行、請求書発行後の管理や督促まで含めて任せたい場合は請求代行サービスが選択肢になります。
関連記事：口座振替サービスとは？手数料の比較と導入企業が得られるさまざまなメリット
請求代行サービスでできること・業務範囲
請求代行サービスが代行する基本的な請求業務には、以下のものがあります。具体的に代行する内容を説明します。
- 与信審査・管理
- 請求書の発行・送付
- 入金確認・消込
- 督促・代金回収
与信審査・管理
未回収リスクがつきまとう後払い（掛け取引）では、与信管理は欠かせない業務ですが、手間がかかるうえに、正しい与信を判断するためには専門的な知識も必要です。請求代行サービスでは、取引を開始する際に必要な与信審査と、定期的な与信の見直しを行う与信管理を代行してくれるため、与信管理業務の効率化と与信審査の精度向上につながります。
サービスによって、与信審査の内容（企業に対しての与信なのか、取引に対しての与信なのか）や、反社チェックの有無、付与される与信限度額の大きさに違いがあるので、自社の取引形態に合うかどうかを確認しましょう。
請求書の発行・送付
登録された請求情報をもとに、請求書の発行や送付も代行してくれます。取引件数が増えるにつれて、請求書の発行業務にかかる業務負担は大きくなります。請求代行サービスを活用することによって、業務効率化や請求業務のペーパーレス化の実現にもつながります。
請求情報の登録方法は、専用の管理画面にCSVで一括して登録する方法や、APIで自社の基幹システムとつなぎこむ方法が一般的です。API連携をすれば、請求情報を登録する手間も省くことができます。
また請求に関する問い合わせ対応も代行してくれるので、取引先が請求書を紛失した場合や支払金額を間違えた場合に請求書を再発行するといった手間も軽減されます。
入金確認・消込
請求代行サービスを利用すると、取引先は代金を代行会社に支払うことになります。そして、決まった期日に、これらの代金が一本化して事業者に支払われます。そのため、「取引先ごとの入金確認」や「過不足金の調整」といった煩雑な消込を行う必要がなくなります。
督促・代金回収・未回収保証
督促は、担当者にとっては心理的負担が大きい業務のひとつです。取引件数が増えると、必然的に入金遅延になる可能性も高くなり、担当者の負担も増大しかねません。請求代行サービスを利用すると、こうした入金催促や督促といったストレスのかかる業務から解放されます。心理的な影響は本業のパフォーマンスに直結することからも、督促業務の負担がなくなることで、社員のさらなる生産性向上も期待できるようになるでしょう。
しかしサービスによって、督促の方法（メール・電話）や、督促の内容（連絡して終わりなのか、支払いしてもらうまでしっかりと連絡してくれるのか）といった違いもあるので、特に継続取引を前提にしている事業者の場合は注意が必要です。
支払い遅延や未回収が発生した場合には、その代金も保証してくれるのも、請求代行サービスを利用するメリットの一つです。つまり、取引先が倒産してしまい、代金を回収できなくなった場合でも、予定されていた入金額は100％手元に入ってくるのです。
与信の不安があるとなかなか新規開拓に踏み切れないものですが、入金保証により未回収リスクが軽減されることで、取引企業の拡大にも積極的に踏み出すことができるでしょう。
請求代行サービスのメリット
次に、請求代行サービスを利用するメリットをお伝えします。大きく分けると、以下の3点です。
- 請求業務を効率化できる
- 未回収リスクをゼロにできる
- 積極的に新規開拓できる
以下では、それぞれのメリットについて説明します。
請求業務を効率化できる
請求代行サービスを使うと、請求にかかわる事務的な作業だけでなく、与信審査、督促といった負荷の高い業務がなくなります。そのため、取引にかかわる手間を大きく削減でき、業務の効率化が図れます。
また、煩雑な業務から解放され、ほかの仕事に集中できることで、企業としての生産性向上も期待できます。請求業務によって生じていた残業を減らせることで、人件費の抑制にもつながるでしょう。
未回収リスクをゼロにできる
自社で後払いに対応していると、与信管理で未回収リスクを低減する対策をとっていたとしても、未払いが起こる確率を完全にゼロにすることはできません。万が一未回収が発生してしまうと、最悪の場合黒字倒産や連鎖倒産につながる可能性もあります。
請求代行サービスを利用すると、万が一未回収になった場合の代金保証がついているため、安心して取引することができます。
積極的に新規開拓できる
取引先が増えたときのバックオフィスの負担や未払いが起こった時の営業の督促の負担などが気になると、新規開拓が消極的になりかねません。また与信審査に時間がかかってなかなか取引を開始できない、与信審査を厳しくしているので小規模事業者とは後払いで取引できない、といった状況も、営業にとっては新規開拓をするうえでのストレスとなってしまいます。
請求代行サービスを利用すれば、そうした請求コストの負担や取引開始における課題を気にせず、スムーズに後払いで取引できるようになるため、積極的な新規開拓が実現できます。
請求代行サービスのデメリット
請求代行サービスにはメリットもある一方で、デメリットもあります。特に以下3点のデメリットを踏まえ、慎重に導入を検討するようにしましょう。
- サービス頼みになりノウハウが身につかない
- 導入による切り替えに手間取る
- 請求のたびにコストが発生する
それぞれのデメリットについて解説します。
サービス頼みになりノウハウが身につかない
請求業務の多くを代行してもらえるのは、たしかに請求代行サービスのメリットのひとつです。しかしこれは、請求業務にかかわるノウハウを身につける機会を失ってしまうことも意味します。また、請求業務にかかわる社員を減らした場合、担当社員が抜けてしまうと、自社のノウハウを引き継げる人がいなくなってしまうことも考えられます。
そのため、請求にかかわるノウハウを会社として身につけていきたい場合は、代行サービス会社に任せる範囲を調整することもひとつの手です。担当者を2人にして、「1人が欠けてもノウハウを維持できるようにする」といった体制作りも必要となるでしょう。
導入による切り替えに手間取る
請求代行サービスを利用するデメリットには、導入による切り替えに手間取る可能性があることも挙げられます。
導入にあたっては、「新しいルール」を社内に周知徹底していく必要があります。社員のあいだに認識のズレが生まれてしまうと、サービスを導入する以前よりも請求業務に手間取ってしまうことがあるからです。
こうしたリスクを減らすためには、社内でセミナーを実施するなど、情報共有の場を用意することが欠かせません。さらに、社内の「質問ルート」を整備しておくこともおすすめです。問題が起きたときに誰に聞けばよいか可視化されていると、社内の混乱を防げるため、スムーズに導入を進めることができます。
請求のたびにコストが発生する
業務の効率化が図れる反面、請求代行サービスの利用には手数料がかかります。導入する前に、請求業務の負担がどのくらい軽減されるのかとサービスを利用することによって発生するコストを比較し、総合的に判断しましょう。
自社で請求業務を行う場合、さまざまな費用が発生します。具体的には、社員の給与や採用コスト、請求業務のためのソフトウェアやハードウェアの購入および維持費用、さらには請求書のプリントや送付にかかる費用や工数などです。特に請求業務が複雑で大量の取引先があると、人件費が大きな割合を占めてしまいます。
一方、請求代行サービスを利用する場合、サービス利用料が発生しますが、その代わりに人件費やシステム導入費用などの削減が見込まれます。費用面でのコストだけでなく、請求業務にかかる工数も大幅に削減することで、メイン業務に集中する環境も整えることができるようになります。
導入を検討する際には、サービス利用料と自社で請求業務を行った場合の総コストを比較し、導入することでどのくらいの費用が削減できそうかを調べる必要があります。
請求代行サービスはこんな企業におすすめ
請求代行サービスは、以下のような企業におすすめです。
- 請求業務で本業が圧迫されている
請求業務が本業を圧迫している企業は少なくありません。その点、請求代行サービスを使うと請求業務から解放されるため、生まれた時間を本業に充てられるようになります。
- 取引先を広げたい
請求代行サービスは取引先企業の与信審査を代行してくれます。そのため、審査をする余裕がないために掛売りを諦めていた企業であっても、取引先企業の拡大につなげられます。
- 未回収のリスクに悩んでいる
請求代行サービスには、未回収の場合の「全額保証サービス」が付いています。そのため、未回収のリスクを過度に不安視することなく取引を行えるようになります。
請求代行サービスの選び方・比較ポイント
請求代行サービスを選ぶ際は、単に料金の安さだけで比較するのではなく、自社が任せたい業務範囲に対応しているかを確認することが大切です。
請求書の発行・送付だけを効率化したいのか、与信審査や督促まで任せたいのか、未回収リスクまで抑えたいのかによって、適したサービスは変わります。導入後に「必要な業務が対象外だった」とならないよう、次のポイントを確認しましょう。
与信審査の対象範囲と未回収保証の条件
まず確認したいのは、与信審査の対象範囲と未回収保証の条件です。
請求代行サービスのなかには、取引開始前の与信審査や与信限度額の設定に対応しているものがあります。
特に未回収保証があるサービスを選ぶ場合は、保証の有無だけで判断しないようにしましょう。保証対象となる取引、保証上限額、免責条件、支払い遅延時の対応範囲などを確認しておく必要があります。
たとえば、次のような点を比較すると、自社の取引に合うか判断しやすくなります。
- 与信審査はどのタイミングで行われるか
- 与信限度額はどのように設定されるか
- 未回収保証の対象になる取引はどこまでか
- 保証されないケースはあるか
- 督促や回収対応はどこまで任せられるか
未回収リスクを抑えたい企業ほど、料金だけでなく、与信審査と保証条件の中身を確認することが欠かせません。
費用体系・手数料
請求代行サービスは、サービスごとに費用体系が異なります。初期費用、月額費用、請求1件ごとの手数料、決済手数料、保証料などが発生する場合があるため、総額で比較することが大切です。
一見すると月額費用が安く見えても、請求件数が増えると従量課金の負担が大きくなることがあります。反対に、月額費用が高めでも、与信審査や督促、未回収保証まで含まれていれば、人件費や回収コストを含めると費用対効果が合う場合もあります。
導入前には、自社の月間請求件数、平均請求額、未回収対応にかかっている工数をもとに試算しておくと、費用対効果を判断しやすくなります。
既存システムとの連携・操作性
請求代行サービスを継続的に使う場合は、既存システムとの連携や操作性も確認しておきましょう。
販売管理システム、基幹システム、会計ソフトなどと連携できない場合、請求情報を手入力したり、CSVで毎回登録したりする必要があります。請求件数が少ないうちは対応できても、取引先が増えると入力作業や確認作業が負担になりやすくなります。
確認しておきたいポイントは、次のとおりです。
- CSVで請求情報を一括登録できるか
- API連携に対応しているか
- 既存の販売管理システムや会計ソフトと連携できるか
- 管理画面が経理担当者や営業担当者にとって使いやすいか
- 請求状況、入金状況、未入金状況を確認しやすいか
- 導入時のサポート体制があるか
請求代行サービスは、導入して終わりではなく、毎月の請求業務で使い続けるサービスです。機能の多さだけでなく、現場の担当者が無理なく運用できるかを確認しておくと、導入後の定着につながります。
請求代行サービスのおすすめ比較
ここでは、BtoB取引の請求書払い・掛売りに対応した代表的な請求代行サービスを紹介します。料金や保証条件、対応できる取引内容は変更される可能性があるため、導入前に各サービスの公式情報を確認してください。
Paid
（画像参照元：Paid）
Paidは、BtoB取引の請求書払いに必要な業務をまとめて任せたい企業に向いているサービスです。与信管理、請求書発行、入金消込、督促、代金回収まで対応しており、請求業務の外部化と未回収リスク対策を同時に進めやすい点が特徴です。
特に、取引先や請求件数が増えるほど、請求書の発行、入金確認、督促、回収対応の負担は大きくなります。Paidは、こうした掛売りに伴う業務をまとめて任せたい企業にとって検討しやすいサービスです。
また、請求業務を効率化するだけでなく、未入金時の代金保証は100％となっており、未回収リスクを抑えながら、新規取引先を広げることができます。
Paidが向いている企業
- BtoB取引で請求書払い・掛売りを導入したい企業
- 与信管理、請求書発行、督促、代金回収までまとめて任せたい企業
- 取引先や請求件数が増え、請求業務の負担が大きくなっている企業
- 未回収リスクを抑えながら、新規取引先を広げたい企業
- 請求業務にかかる社内工数や回収対応の負担を減らしたい企業
請求代行サービス「Paid」の導入事例
定額・サブスクリプションサービスを提供する株式会社cocoでは、バックオフィス担当者が限られるなかで、約50件の取引先に対して請求書の発行・送付や未入金時の連絡を行っていました。請求書の再発行や入金状況の連絡にも時間がかかり、回収業務が大きな負担になっていたといいます。
Paidを導入したことで、毎月発生していた回収業務を任せられるようになり、請求書発行にかかる作業時間も短縮されました。導入前は請求書発行に2日ほどかかっていたものが、導入後は取引先登録やCSVの確認を中心とした作業になり、半日以内で完了するようになっています。
関連記事：請求業務の効率化だけでなく、キャッシュフローが安定したことも大きなメリット～株式会社cocoの導入事例
マネーフォワード 掛け払い
（画像参照元：マネーフォワード 掛け払い）
マネーフォワード 掛け払いは、請求代行だけでなく、会計やバックオフィス業務との連携まで含めて検討したい企業に向いているサービスです。与信、請求書発行、消込、督促に対応しており、取引先や取引情報を登録することで請求業務を任せられます。
特徴は、マネーフォワード クラウドをはじめとしたバックオフィス領域との親和性を確認しやすい点です。公式サイトでも、会計システム連携などが機能として案内されています。そのため、すでにマネーフォワード系のサービスを利用している企業や、請求業務と会計処理をまとめて効率化したい企業にとって候補になりやすいサービスです。
マネーフォワード 掛け払いが向いている企業
- マネーフォワード クラウドなど、同社のサービスを利用している企業
- 請求代行だけでなく、会計処理やバックオフィス全体の効率化も重視したい企業
- 請求情報の登録から消込、督促までの流れを整理したい企業
- 会計システム連携を前提にサービスを比較したい企業
- 新規事業や既存事業で、請求業務の仕組みを早めに整えたい企業
NP掛け払い
（画像参照元：NP掛け払い）
NP掛け払いは、掛け払いの導入によって取引先を広げたい企業に向いているサービスです。与信から請求書発行、代金回収、入金管理、督促までのプロセスを任せられ、未回収リスクの保証にも対応しています。
特徴は、後払い決済を手がけてきたネットプロテクションズのサービスとして、与信スピードや与信通過率を打ち出している点です。公式サイトでは、与信スピードは最短即時、通過率実績は99％と案内されています。新規取引先を増やしたい一方で、与信審査や未回収リスクが不安な企業にとって検討しやすいサービスです。
NP掛け払いが向いている企業
- 掛け払い対応によって新規取引先を増やしたい企業
- 与信審査のスピードや通過率を重視したい企業
- 請求業務を丸ごと外部化したい企業
- 未回収リスクを抑えながら、幅広い取引先と取引したい企業
- 後払い決済の運用実績があるサービスを選びたい企業
GMO掛け払い
（画像参照元：GMO掛け払い）
GMO掛け払いは、BtoB ECや法人向けオンライン販売で請求書払いを導入したい企業に向いているサービスです。企業間取引における与信、請求、入金確認、督促業務を代行し、売掛金の未回収リスク保証にも対応しています。
特徴は、オンライン販売やECの決済導入とあわせて検討しやすい点です。法人向けECサイトや受発注システムで、取引先に請求書払いを用意したい場合、掛け払いサービスを導入することで、購入者側の支払いニーズに応えやすくなります。
GMO掛け払いが向いている企業
- BtoB ECや法人向けオンライン販売で請求書払いを導入したい企業
- 既存の販売サイトや受発注システムに掛け払いを組み込みたい企業
- 請求書払いに対応し、購入者側の利便性を高めたい企業
- 与信、請求、入金確認、督促を外部化したい企業
- 手数料や入金サイクルを見ながら、EC運用に合うサービスを選びたい企業
クロネコ掛け払い
（画像参照元：クロネコ掛け払い）
クロネコ掛け払いは、通販、卸売、配送を伴うBtoB取引で請求業務を外部化したい企業に向いているサービスです。ヤマトグループが提供する企業間売掛・請求代行サービスで、与信から請求書発行、集金、入金管理、督促まで対応しています。
特徴は、ヤマトグループのサービスとして、物流や通販領域との相性を含めて検討しやすい点です。BtoB EC、卸売、通販など、商品配送を伴う取引で請求書払いを導入したい企業にとって候補になります。
クロネコ掛け払いが向いている企業
- BtoB EC、卸売、通販などで請求書払いを導入したい企業
- 与信、請求書発行、集金、入金管理、督促まで任せたい企業
- 取引先ごとの請求管理や回収業務の負担を減らしたい企業
- ヤマトグループの物流・配送サービスとの相性も踏まえて検討したい企業
請求代行サービスで、本来の業務に集中できる環境を作ろう
請求代行サービスは、請求書の発行・送付、入金確認、消込、督促など、請求に関わる業務を外部に任せられるサービスです。サービスによっては、与信審査や未回収保証にも対応しており、請求業務の効率化と未回収リスク対策を同時に進められます。
請求代行サービスを選ぶ際は、料金だけで判断せず、次の点を確認しましょう。
- 自社が任せたい業務範囲に対応しているか
- 与信審査や未回収保証の条件が自社の取引に合っているか
- 手数料や月額費用を含めた総コストが見合うか
- 既存の販売管理システムや会計ソフトと連携しやすいか
- 導入後、現場の担当者が無理なく運用できるか
自社の請求業務に課題を感じている場合は、まず現在の請求件数、入金確認にかかる時間、未入金対応の頻度、社内の対応工数を整理してみましょう。そのうえで、複数の請求代行サービスを比較し、自社の取引形態や運用体制に合うサービスを検討することが大切です。
