請求業務のフローと問題点～請求業務のサポートサービス導入でどう変わる？

請求業務は企業の資金繰りにも影響する重要な業務です。しかし、請求業務は手間がかかり、掛売りには未回収リスクがついて回ります。

そこで、これらの課題を解決するため、請求業務をサポートするサービスを導入するという選択肢があります。請求業務のフローや起こりがちな問題点を踏まえたうえで、請求業務のサポートサービスについて紹介していきます。

請求業務のフロー

請求業務は、取引先から契約に応じて適切な期日までに支払いを行ってもらうために不可欠なものです。請求業務は一般的に以下の流れで行われます。

• 請求内容の確定
• 請求書作成
• 請求書発行
• 代金回収

請求内容の確定

請求内容の確定とは、請求金額を確定する処理です。企業間の取引では、締め請求と都度請求という2二種類の請求方法が用いられています。

締め請求とは

一定の締め日までの取引をまとめて請求する方法で、掛売りとも呼ばれています。締め請求の場合、月末で締めるなど1か月単位とするケースが多いです。締め日はあらかじめ取引先と協議して決めておきます。請求内容を確定する際に、特に大量の取引が発生している場合は、請求金額の誤りが発生しやすいので、正確に作業を行う必要があります。

都度請求とは

取引が発生した都度請求を確定する方法で、主に1回限りの取引や新規の取引で用いられます。

請求書作成

請求書には、以下の内容を明記します。

• 請求金額
• 請求明細である商品名・数量・単価
• 支払期日
• 誰宛ての請求書なのかを明確にする請求先情報
• どこからの請求書なのかを明確にする自社の会社情報

請求書をExcelなどで作成する際には、請求金額や支払い期限に誤りがないように細心の注意を払う必要があります。支払い期限は、取引先ごとに決められた支払いサイトによって異なり、30日や60日といった期間になることが多いです。

請求書発行

請求書発行は、請求書を印刷して取引先に送付する業務です。取引先によっては、請求書をPDFにしてメール添付にて送るケースもあります。

このときに気を付けなければならないのが、請求書の誤送付です。しかし、ミスを避けるためには請求書の内容や宛先に誤りがないか、再度確認するという手間がかかります。

また、請求書を印刷して郵送する場合は、請求書や書類送付状を印刷して、封筒に宛名ラベルや切手を貼り封入していくという作業が発生し、取引先の数が多いと煩雑になります。

代金回収

代金回収は、取引先から支払い期限までに入金があるか確認を行い、入金額と請求額が一致するか照合して、確認ができた請求分の入金の消し込みを行う業務です。取引先から支払い期限までに入金がない場合には、督促を行います。

入金確認を行う際には支払いサイトによって支払い期限が異なるため、一覧表を作成するなどして、入金予定日が到来する都度、確認を行う必要があります。また、入金確認を行った結果、取引先からの入金額と請求額に差異が発生している場合には、その原因を調べたり、取引先に連絡を入れて調整を行ったりといった業務が発生します。

さらに、入金が確認できない場合は、取引先に電話やメール、督促状の送付といった手段で督促を行いますが、担当者が精神的な負担を感じることがあります。

請求業務の問題点

以下は、多くの企業が抱える請求業務に関連する課題の代表的な例です。

代金未回収リスク：代金の未回収への不安から、新規顧客の開拓を積極的に行わない。

他の業務に手が回らない：請求業務に手間がかかり、営業など他の業務に手が回らない。

人手不足：新規事業を立ち上げるにあたって、請求業務を担う人材が足りない。

取引先の取りこぼし：掛売りを希望する取引先に対応できないことにより、売上機会を損失する。

請求業務は請求業務効率化サービス活用で自動化できる

こうした請求業務に関するさまざまな問題点は、請求業務をサポートしてくれるサービスを導入することで解決できます。請求業務のサポートサービスを導入することにより、請求書の作成から代金回収に至るまでが自動化されるため、営業などの他の基幹業務に専念できるようになるのです。

また、代金の回収までを行うサービスの場合、取引先から未入金であっても代金が保証されるため、未回収リスクを心配することなく、新規顧客を開拓しやすくなります。

請求業務を効率化するサービス「Paid」の特徴

請求業務をサポートしてくれるサービスにはさまざまなものがありますが、こちらではBtoB掛売り決済サービス「Paid（ペイド）」の特徴をご紹介します。

• 売上拡大につながる
• BtoBに特化した与信サービス
• 業務や取引形態に合わせて対応
• 取引先にとっても便利

売上拡大につながる

新規の取引先と掛売りで取引を開始する前には、与信審査を行う必要があります。与信審査とは、取引先の情報を調べて、取引の可否や取引額の上限である与信限度額を決めるものです。

Paidの与信審査は最短で申し込み時に即時に完了し、長くても3営業日程度とスピーディーです。また、与信限度額は最大で1,000万円に設定することができます。すぐに取引を開始できるため、売上機会を損失することなく、売上拡大へとつなげることができます。

BtoBに特化した与信サービス

Paidの与信サービスはBtoBに特化した仕組みとなっています。AIを用いてスピーディーに正確な審査が行えることも特徴です。

また、Paidでは独自の不正検知システムを標準搭載しているため、なりすましや取り込み詐欺などによる金銭的な損失や詐欺集団に狙われるリスクを軽減できます。

関連記事：与信管理規程の作り方～遵守のための工夫や限度額の設定・規程の雛形

業務や取引形態に合わせて対応

Paidは業務や取引形態に合わせた運用ができます。ECサイトやWebサービスなど社内のシステムとAPI連携を図り、顧客データや注文データを共有すると、自動で請求を出すことも可能です。サブスクリプション方式など毎月、定額で請求が発生するケースでは、請求金額と請求期間を一度設定することにより、請求を自動化できます。

また、売掛金の早期の資金化を図りたい企業向けに、締め回数や締め日を複数のパターンから選択し、2営業日後に入金を行う「Paid早期払い」サービスも提供しています。「Paid早期払い」を利用すると、売上が早期に手元資金となるため、仕入れ先が現金取引を中心としているケースや支払いサイトが早いケースでも、資金繰りがしやすくなるというメリットがあります。

取引先にとっても便利

Paidは導入する企業だけではなく、取引先にとっても利便性の高いサービスです。締め日は20日と月末から選択することが可能で、支払い方法は銀行振込と口座振替、コンビニ払いから選べます。

また、過去の取引履歴や利用明細などの取引状況は、専用ページからリアルタイムで確認可能。請求が届くのを待つことなく、買掛金をすぐに把握できます。

請求業務効率化サービスの活用事例

実際にPaidの導入によって、請求業務が効率化した事例を紹介します。

導入企業	株式会社アイカ
業種	印刷通販

Paid導入前の課題

新たなBtoBサイトを立ち上げるにあたって、掛売り決済の代行サービスを必要としていました。クレジットカードでは利用限度額を超えてしまうことがあり、前払いでは利用を躊躇するケースがあるためです。また、請求書を発行するのに手間がかかるという課題がありました。

Paid導入後の効果

Paidを導入した結果、後払いを提案することで顧客の購入意欲が高まるなど、取引の拡大につながっています。また、掛売りによる未回収リスクを回避できるため、新規開拓も積極的に行えるようになりました。

関連記事：保証の「安心感」だけでなく、お客様からの「安心感」も得られます～株式会社アイカ

まとめ

企業が抱える請求業務での問題点の多くは、請求業務をサポートするサービスを導入することで解決できるものです。このサービスの導入によって請求の自動化が実現し、未回収リスクを軽減して掛売りを採用することもできます。売上の拡大を目指すためにも、請求業務サポートサービスの導入をご検討ください。