消込とは？具体的な仕訳の流れやよくある課題、システム化のメリットを解説
企業間の取引では、前払いやその場での支払いだけではなく、一定期間後に代金を受け取る約束で商品やサービスを売る掛売りでの取引が一般的です。その掛売分の入金を確認する作業を、入金消込といいます。
入金消込を手作業で行うと時間がかかり、ミスも起こりやすくなるほか、入金がなかった場合や請求額と入金額が異なっていた場合には、請求先への確認が必要になります。そんな面倒な消込は、システム化による効率化が可能です。手作業での消込作業の問題と、システム化のメリットについて見ていきましょう。
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目次
そもそも消込とは
「消込」とは、取引で発生する入出金を取引記録や請求書と照合し、売掛金や買掛金といった債権・債務に関する勘定項目の仕訳を行うプロセスのことです。
特に企業間取引で一般的な「掛け（後払い）取引」では、商品やサービスの提供時ではなく、一定期間後の請求書を発行したタイミングで請求・支払いが発生します。そのため、取引先からの支払いが請求書や未回収金に対して間違っていないか、反対に取引先からの請求に対して正しい金額を支払っているかなどを確認し、帳簿上で金額のずれがないかを確認します。
入金消込と支払消込の違い
消込は、「入金消込」と「支払消込」の2種類に大別されます。
入金消込とは
入金消込とは、企業が受け取った入金を、取引先からの請求書や発行した売掛金と照らし合わせて帳簿に反映させる処理のことを指します。具体的には、顧客から支払いを受けた際に、その金額がどの請求書に対する支払いかを特定し、会計システムや帳簿で対応する売掛金を消し込む作業です。未収金や過剰支払いを防ぐための重要なプロセスです。
支払消込とは
支払消込とは、企業が支払いを行った際に、その支払い金額がどの請求書に対する支払いかを特定し、対応する買掛金を帳簿から消し込む作業です。仕入れ先や外部業者に対して支払いを行う場合に使用されます。支払消込は、支払った金額が正確に買掛金として処理され、支払いが完了したことを確認するために必要です。
消込の流れと処理
消込作業に必要な売掛金や買掛金など、日々の取引を記録したものが「帳簿」です。取引は、資産・負債・純資産（資本）・収益・費用の5つに分類され、さらに細かく分けた「勘定科目」というものがあります。例えば、売掛金は「資産」の勘定科目になります。そして帳簿では下記の通り、左側を「借方」右側を「貸方」と呼び記録のルールが決められています。勘定科目を借方と貸方に分ける作業が「仕訳」です。
借方と貸方の合計は、必ず一致します。
入金消込の流れと仕訳処理
入金消込と実際の仕訳について、具体例で見ていきましょう。掛け取引で100万円分の商品を販売した場合、この売掛金は後日お金を受け取る「売上債権」のため、借方としては「資産」に分類されます。そして貸方としては「収益」に分類されます。
| 借方 | 貸方 | ||
| 売掛金 | 1,000,000 | 売上 | 1,000,000 |
そして実際に入金があったときは、以下の仕訳になります。
| 借方 | 貸方 | ||
| 普通預金 | 1,000,000 | 売掛金 | 1,000,000 |
実際に入金が確認できたので、お金をもらえる権利である売掛金は減少させ、その分現金預金（普通預金）を増加させます。
支払消込の流れと仕訳処理
次に支払い消込の具体例です。掛け取引で10万円の仕入れを行った場合、発生する買掛金は貸方としては「負債」に分類されます。
| 借方 | 貸方 | ||
| 仕入高 | 100,000 | 買掛金 | 100,000 |
実際に支払いをしたら、債務である買掛金が減少するように仕訳を行います。銀行振込で支払いをした場合は、買掛金を借方に記載し、普通預金を貸方に記録して支払い消込が完了します。
| 借方 | 貸方 | ||
| 買掛金 | 100,000 | 普通預金 | 100,000 |
消込作業で起きやすいトラブルと解決策
消込作業では、入金確認の遅延や消込漏れ、請求額と入金額の差額など、さまざまなトラブルが発生します。これらの問題に対しては、早急に原因を特定し、適切な対応策を講じることが重要です。
ここでは、効率的かつ正確な経理業務の実現を目指し、消込作業で頻繁に起こるトラブルとその解決策について詳しく説明していきます。
入金が確認できない
請求書に記載した期日までに入金が確認できないケースは、消込作業では頻繁に発生する問題です。
主な原因として、単純に支払いを忘れていた、振込手続きのミスで振り込みができていなかった、などがあります。また支払いはされていたものの、請求書の宛名と振込人名義が異なるために、消込ができていないケースも考えられます。このような場合、迅速かつ適切に以下の対応を行います。
- 取引先への連絡
入金期日を過ぎても確認できない場合、取引先に速やかに連絡し、支払い状況を確認します。単なる支払い忘れであれば、請求書を再発行し、早急の入金を依頼します。
- 振込手続きの確認
振込手続きのミスや振込名義人を確認し、ミスが起きている可能性がある場合は再度振込を依頼し、振込人名義は相違でも支払いが確認できれば消込を行います。
- 銀行への確認
取引先が振込を行ったにもかかわらず確認できない場合、取引先から振込明細書を送付してもらい、銀行へ問い合わせ、事実関係を明確にします。
これらの原因に該当しない場合、内部エラーやシステムに問題がある可能性があります。会計ソフトやエクセルのデータを確認し、必要に応じて修正します。
消込漏れが発生する
消込を手作業で行っていると、必ず消込漏れが発生する可能性があります。
例えば、多数の取引や複数の銀行口座を扱う企業では、業務が複雑化し、単純な見落としや入力ミスが発生しやすくなります。また、取引先からの入金情報が不明確な場合、銀行明細との照合が困難となり、消込漏れのリスクが高まります。
対応策として、消込作業プロセスの見直しや再発防止策を講じることも有効ですが、手作業で行っているとミスが起こる可能性はゼロにはできないため、自動化ツールの導入などを検討するといいでしょう。
請求額と入金額に差額が生じる
差額が生じる主な理由は、単純な振込金額の間違えだけでなく、営業担当が独自に値引きをしていた、そもそも請求書に記載している金額が誤っていた、複数の請求書分の金額が一括で支払われた、振込手数料を請求額から差し引いて支払われた、などさまざまです。
このような差額が生じた場合には、次のような手順で対応します。
- 差額の確認と原因の特定
差額の金額を正確に把握したうえで、差額の理由について取引先に確認する。
- 証憑の収集
差額の理由を裏付ける資料（値引きの承認メールなど）を集める。
- 適切な会計処理
特定された原因に基づいて、適切な会計処理を行い、データを更新する。
例えば、値引きであれば売上の減額、手数料控除であれば雑損失や支払手数料として処理する。
さらに、取引条件の見直しや請求プロセスの改善、取引先とのコミュニケーション強化などを通じて、差額が生じるリスクを最小限に抑える仕組みを構築することが重要です。
消込作業をシステム化するメリット
このように入金消込を手作業で行うと、ミス発生のリスクが高く作業にも時間がかかります。リスクを回避し作業全般の効率化を目指すのであれば、システム化することが有効です。実際に消込をシステム化することにより得られる3つのメリットを紹介します。
関連記事：入金消込の自動化による効率改善～自動化の方法とそのメリット・デメリット、導入時の注意点
消込作業のスピードと正確性が上がる
これまで手作業で行っていた、通帳の入金データをエクセルへ転記する作業や、目視で売掛金と入金データを突き合わせる作業などを自動化できます。また、他のシステムやアプリケーションのデータと連携することも簡単なので、会計ソフトへの入力などもスピーディーに行えるようになります。手入力が減ることは人的ミスの回避につながるため、正確性が向上します。
消込作業のスピード・正確性が向上することで、未回収債権の早期確認、請求先への催促などもスムーズに行えるようになります。
特定の担当者以外も入金消込が可能になる
消込作業は属人化しやすい業務です。しかし属人化した結果、確認漏れや入力ミスが発生しやすくなるだけでなく、特定の担当者しか作業ができないことで、その人がいないと確認が進まないなどのさまざまな問題が生じる可能性も考えられます。一方、システム化を行えば、人間の判断による場面はほとんどなくなります。誰でも入金消込に対応できるようになるので、ミスが減り確認作業などにかかる時間も削減できます。
入金状況をリアルタイムで確認できるようになる
銀行振込の場合、一定の間隔で通帳記入をしないと入金状況が分かりません。消込システムの中には、自動で入金データを取得してくれるものもあるため、リアルタイムで入金状況を確認できるようになります。銀行口座への振り込みだけでなく、クレジットカード決済による入金データにも対応できるものもあるなど、システムによって機能もさまざまです。
リアルタイムで入金データを自動取得できれば、売掛金の消込までが一気に自動化され、売掛金の残高状況をいつでも確認できるようになります。
決済代行サービスの「Paid（ペイド）」なら、消込作業が不要に
消込作業は取引先ごとに発生するため、取引先が増えれば増えるほど管理コストが増え、経理業務を圧迫してしまいます。
「Paid（ペイド）」は、請求業務の代行と未払い時の保証がセットになった企業間決済サービスです。取引先への請求・回収をPaidが行い、全ての取引先への請求金額を一本化して貴社にお支払いするため、取引先ごとの消込作業も不要になります。
経理業務を効率化することができれば、空いた時間を財務分析や外部とのコミュニケーションなど、事業を拡大するための業務に使うことができるようになります。
関連記事：3人は必要な経理業務が1人で対応可能！決算スケジュールも短縮できています～株式会社Saleshub
まとめ
消込には細かなデータ作業が多く発生し、実際に作業をするまでにも準備や作業スキルが必要になります。また、手作業になるとミスが生じやすく時間もかかります。作業の遅れは未回収の取引先への連絡の遅れにもつながり、最悪、代金回収不能に陥ってしまうケースも考えられるのです。効率よくスピーディーに消込を行うためにも、自動化システムの利用がおすすめです。
