2026/7/30 カテゴリ：督促・債権管理

支払い督促・催促メールの書き方と例文｜入金催促をやんわり送る方法

提供した製品やサービスの対価が支払われないと、企業は大きな損失を被ります。ダメージを最小化すべく、未払い発生時の対応では催促や督促のメールを送ることは不可欠です。

本記事では、督促・催促メールの書き方や送信時のポイントについて、例文を交えながら解説します。

督促・催促メールとは

督促・催促メールとは、支払期日を過ぎても入金が確認できない場合に、取引先へ支払い状況の確認や入金のお願いをするメールです。

企業は提供した製品やサービスの対価を徴収するために請求書を送付します。もしも、この請求に対して何らかの事情で支払いが遅れたり、不履行となったりした場合、自社の資金繰りに影響が出てしまいます。そこで、支払いを促すために送るのが催促や督促メールです。

支払い催促メールには、法的に相手へ支払いを強制する効力はありません。あくまで、支払期日を過ぎていることを伝え、確認や対応を促すための連絡手段です。ただし、未入金の事実を相手に認識してもらい、早期の入金につなげるうえでは有効な方法です。

支払いの遅れを催促するメールは、相手を急がせる行為でもあるので、場合によっては失礼にあたる可能性もあります。そのため、メールの文面には細心の注意を払いましょう。

催促と督促の違い

催促と督促は、どちらも相手に支払いを促す行為ですが、一般的には伝え方の強さに違いがあります。

催促は、支払い期限が過ぎた際に、まずは支払い状況を伺いつつ支払いがない旨を伝えるために行われます。

一方、督促は、催促しても支払いがない場合に、より強く支払いを求める連絡です。実務では、未払いが続く場合に、支払期限や今後の対応方針をより明確に伝えることがあります。

催促メールでやんわり伝える書き方のポイント

支払い催促メールを送るときは、相手を責める表現ではなく、「入金状況を確認したい」という姿勢で伝えることが大切です。

支払期日を過ぎていても、相手側ではすでに振込手続きが済んでいる場合や、社内処理の途中で止まっている場合があります。最初から強い言葉で催促すると、取引先との関係が悪化するおそれがあるため、初回の入金催促メールでは、確認依頼としてやんわり伝えるのが基本です。

催促メールに入れる主な内容は、以下のとおりです。

項目	記載する内容
件名	支払い・入金確認に関する連絡だとわかる内容
宛先	会社名、部署名、担当者名
挨拶	通常のビジネスメールと同様の挨拶
本文	請求書の内容、支払期日、現在の入金状況
結び	確認依頼、行き違いへの配慮、お詫び

ここでは、相手に不快感を与えにくい件名・本文・結びの書き方を解説します。

件名は「確認」「お願い」ベースにする

件名では、「督促」「未払い」「至急支払ってください」といった強い表現はできるだけ避けましょう。初回の催促メールでは、相手に支払いを迫るよりも、入金状況の確認をお願いする表現にすると角が立ちにくくなります。

例えば、以下のような件名が使いやすいでしょう。

・【ご確認のお願い】〇月分ご請求分のお支払いについて
・〇月〇日お支払期日のご入金確認について
・請求書番号〇〇〇のお支払い状況について
・〇月分請求書のご確認のお願い

件名だけで内容が伝わるように、請求月や請求書番号、支払期日などを入れておくと、相手も確認しやすくなります。

一方で、2回目以降の連絡では、前回のメールを見落としている可能性もあるため、件名に「【再送】」や「再度のご確認」を入れる方法もあります。ただし、初回から強い印象を与える表現は避け、段階的に文面を調整しましょう。

本文には請求内容・支払期限・入金状況を具体的に書く

本文では、どの請求について入金確認をしているのかがすぐにわかるように、請求内容を具体的に記載します。

支払い催促メールに入れたい情報は、主に以下の4つです。

・請求書の送付日
・請求書番号や請求対象
・支払期日
・現時点での入金確認状況

例えば、「お支払いが確認できません」とだけ書くと、相手がどの請求のことか判断しにくくなります。請求書番号や支払期日を添えて、「〇月〇日お支払期日の請求書について、〇月〇日時点でご入金の確認が取れておりません」と書くと、確認すべき内容が明確になります。

また、やんわり伝えるには、「お支払いがされていません」と断定するよりも、「弊社にてご入金の確認が取れておりません」と表現するのが適しています。相手を責める印象を抑えつつ、未入金の状況を正確に伝えられます。

結びでは行き違いへの配慮を添える

結びでは、相手にしてほしい行動を明確に伝えたうえで、行き違いへの配慮を添えましょう。

「お手数ですが、ご確認いただけますでしょうか」「ご状況をお知らせいただけますと幸いです」といった表現にすると、やわらかい印象になります。

また、メールを送る時点では、すでに相手が振込済みである可能性もあります。そのため、以下のような一文を添えると良いでしょう。

・本メールと行き違いでご入金済みの場合は、何卒ご容赦ください。
・すでにお手続き済みの場合は、行き違いのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。
・ご確認のタイミングと前後しておりましたら、申し訳ございません。

この一文があるだけで、相手を一方的に責める印象を避けやすくなります。特に、今後も取引が続く相手には、確認依頼と配慮の両方を入れることが大切です。

避けたい表現と言い換え例

催促メールでは、事実を伝えることは必要ですが、相手を責める表現や強すぎる言い回しは避けたほうが良いでしょう。

避けたい表現	言い換え例
まだ支払われていません	現時点でご入金の確認が取れておりません
至急お支払いください	お手数ですが、ご確認のうえご対応いただけますでしょうか
未払いのため連絡しました	お支払い状況の確認でご連絡いたしました
何度も連絡しています	度々のご連絡となり恐縮ですが、再度確認のご連絡を差し上げました
期日を過ぎています	〇月〇日がお支払期日となっておりました
このままでは困ります	ご状況をお知らせいただけますと幸いです

ただし、何度連絡しても返信や入金がない場合は、やんわりした表現だけでは対応が進まないこともあります。初回は確認依頼として丁寧に伝え、2回目以降は支払期限や今後の対応を明示するなど、状況に応じて文面の強さを調整しましょう。

督促・催促メールの例文・テンプレート【シーン別】

支払い催促メールは、初回と2回目以降で文面の強さを変える必要があります。

ここでは、支払期日後に送る初回の催促メールと、2回目以降に送る督促・催促メールの例文を紹介します。自社の請求内容や取引先との関係性に合わせて、表現を調整して使ってください。

支払期日後に送る初回のやんわりした催促メール

初回の入金催促メールでは、相手を責めるのではなく、「入金状況を確認したい」という姿勢で伝えます。

支払期日を過ぎていても、取引先側で振込処理が進んでいる場合や、請求書が社内で確認中になっている場合があります。そのため、まずは「ご確認のお願い」として、請求内容・支払期日・現在の入金状況を簡潔に伝えましょう。

件名：
【ご確認のお願い】〇月分ご請求分のお支払いについて

本文：
株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。

〇月〇日にお送りしました請求書につきまして、〇月〇日をお支払期日としてご案内しておりましたが、〇月〇日時点で弊社にてご入金の確認が取れておりません。

お忙しいところ恐れ入りますが、お支払い状況をご確認いただけますでしょうか。
すでにお手続き済みの場合は、行き違いのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

初回の催促メールでは、支払期限を改めて強く指定するよりも、まずは相手の状況確認を優先するのが基本です。返信がない場合や、入金予定日が確認できない場合は、次の連絡で期限を明確にします。

2回目以降の督促・催促メール

2回目以降のメールは、件名の冒頭に「【再送】」を入れることで、目に留まりやすくなる可能性があります。

挨拶に関しては、何度目かの催促メールの場合は、「何度も失礼いたします」という文言が適切です。また、複数回メール送信する場合は、「行き違いで連絡をいただいておりましたら申し訳ございません」といった文言を入れるのも誠意が伝わり、不快な印象を薄めることにつながります。前回の督促メールについても言及すると親切です。

ただし、2回目の時点でもいきなり強い表現にしすぎると、取引先との関係が悪化するおそれがあります。まずは「再度のご確認」として送信し、それでも反応がない場合に、支払期限や今後の対応を明示する流れが良いでしょう。

件名：
【再送】〇月分ご請求分のお支払いについて

本文：
株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

度々のご連絡失礼いたします。
株式会社△△の△△でございます。

先日、〇月〇日付の請求書についてご入金確認のご連絡を差し上げましたが、〇月〇日時点で弊社にてご入金の確認が取れておりません。
お忙しいところ恐れ入りますが、現在のお支払い状況とご入金予定日について、ご確認のうえご返信いただけますでしょうか。
なお、すでにお手続き済みの場合は、行き違いのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。

催促・督促メールを複数回送っても支払いがない場合は、結びの言葉に法的措置を検討しているなど、より強く支払いを求める姿勢を明示しておきます。

件名：
【再送】〇月分ご請求分のお支払いについて

本文：
株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

度々のご連絡失礼いたします。
株式会社△△の△△でございます。

〇月〇日付の請求書につきまして、これまでご入金確認のご連絡を差し上げておりますが、〇月〇日時点でご入金の確認が取れておりません。
つきましては、恐れ入りますが、〇月〇日までにお支払い状況またはご入金予定日をご連絡いただけますでしょうか。
期日までにご連絡をいただけない場合は、今後のお取引条件の見直しや、書面でのご案内を検討させていただく場合がございます。
なお、本メールと行き違いでご入金済みの場合は、何卒ご容赦ください。
よろしくお願いいたします。

督促・催促メールを出すタイミング

督促・催促メールは、支払期日を過ぎた後、相手の確認漏れや行き違いの可能性を踏まえて段階的に送るのが基本です。

入金が確認できないからといって、すぐに強い文面で督促すると、取引先との関係が悪化するおそれがあります。初回はやんわりと確認を依頼し、返信や入金がない場合に、文面の強さや連絡手段を少しずつ変えていきましょう。

目安は以下のとおりです。

段階	タイミングの目安	主な連絡手段	文面・対応のトーン
初回	支払期日から数日後〜1週間程度	メール	入金状況の確認、支払い予定の確認
2回目	初回連絡から3日〜1週間程度	メール・電話	再確認、入金予定日の確認
それ以降	複数回連絡しても反応がない場合	電話・書面	支払期限の明示、今後の対応の案内

ただし、上記はあくまで一般的な目安です。取引金額、取引先との関係性、社内の与信・回収ルールによって、連絡のタイミングは調整しましょう。

督促・催促メールを出しても支払われない場合

複数回の催促メールを送っても返信や入金がない場合は、まず電話で状況を確認し、それでも対応が進まない場合は書面での通知へ切り替えます。

メールは手軽に送れる一方で、相手が見落としていたり、担当者不在で社内処理が止まっていたりする可能性があります。

電話でも支払いが進まない場合は、催促状や督促状を郵送し、請求内容や支払期限を文書で伝えます。さらに反応がない場合は、内容証明郵便の送付や、支払督促・訴訟などの法的手続きを検討します。

ただし、法的手続きに進むかどうかは、請求金額、契約内容、証拠の有無、回収にかかる費用によって判断が変わるため、必要に応じて弁護士などの専門家へ相談しましょう。

催促メール後の対応フロー

催促メール後の対応は、以下の流れで考えると判断しやすくなります。

段階	対応	注意点
1	電話で状況を確認する	請求書の到達状況、支払い遅延の理由、入金予定日を確認し、記録を残す
2	催促状を郵送する	請求内容、請求金額、支払期日を明記する
3	督促状を送付する	新たな支払期限を設定し、期限までに対応がない場合の方針も示す
4	内容証明郵便を送付する	内容証明だけで相手の受領まで証明できるとは限らないため、必要に応じて配達証明も検討する
5	法的手続きを検討する	契約書、請求書、納品記録、メール履歴、電話記録などを整理し、専門家に相談する

内容証明郵便や法的手続きは、相手との関係性にも影響します。実行前に社内で対応方針を確認し、必要に応じて弁護士などの専門家へ相談することが大切です。

督促業務の効率化と未回収を防ぐ方法

企業間決済代行の「Paid（ペイド）」は、督促業務を含めた請求業務をすべて代行し、万が一未回収になった場合も代金を100％保証します。Paidを利用することによって、督促の手間を解消し、また未回収の心配をする必要がなくなります。

Paid導入で督促の手間や未回収リスクを解消した事例

Paidの導入により督促の手間や未回収リスクを解消できた事例を紹介します。

導入企業	株式会社生活の木
業種	アパレル・雑貨

Paid導入前の課題

営業アシスタントが月に2回督促業務を行っていましたが、毎回督促状を出力して封入して発送してという業務に2～3日はかかっており、本来やるべきアシスタント業務に集中できないというのが課題でした。

また請求書を送って終わりにしてしまう件数も多く、そうなると未回収もその分増えてしまい、督促の件数が全く減らないという状況が続いていました。

Paid導入後の効果

これまで督促業務のようなマイナスをゼロにする仕事に営業アシスタントの時間がとられてしまっていたのが、今はページを作ったりメルマガを作ったりという、プラスを生み出す仕事に転換できています。未回収のリスクもないため、攻めの体制につながっています。

入金催促はやんわり伝えつつ、未回収を防ぐ仕組みづくりも重要

支払い催促メールは、未入金が発生したときに取引先へ確認を促す有効な手段です。初回は相手を責めるのではなく、入金状況の確認としてやんわり伝えることで、取引先との関係を保ちながら対応しやすくなります。

一方で、催促メールはあくまで未入金が起きた後の対応です。請求件数が増えるほど、入金確認、催促メールの作成、再連絡、督促状の送付といった業務は担当者の負担になります。対応が遅れれば、回収漏れや取引先とのトラブルにつながる可能性もあります。

そのため、催促メールの文面を整えるだけでなく、請求書の発行、入金確認、催促・督促までをスムーズに行える仕組みを整えることが大切です。

請求業務を代行するサービスの活用は、その回避策としてもっとも有効な手段のひとつです。請求・未払いへの対応といった課題を抱えているなら、請求業務代行サービスの導入をご検討ください。

監修者
大橋　正人
株式会社ラクーンフィナンシャル　執行役員　Paid推進部長

2006年に株式会社ラクーン（現：ラクーンホールディングス）に入社。経営企画室にて卸サイト「スーパーデリバリー」のマーケティング担当として従事。2009年より小売店の審査部門の責任者を経て、2010年「決済サービスPaid（ペイド）」の立ち上げに参画。2019年からラクーンフィナンシャルが提供する「Paid」と「URIHO」の2つのサービスをマーケティング面から統括。2024年からはPaidの事業責任者として、企業の請求業務・決済まわりの課題解決に向けて活動している。

主な掲載・登壇実績
・SFA JOURNAL｜掛け払い・請求代行サービス「Paid」インタビュー（2025年）
・ECのミカタ｜企業間後払い決済サービス「Paid」インタビュー（2023年）
・日本ネット経済新聞（日流ウェブ）｜早期資金化サービス「Paid早期払い」対談インタビュー（2019年）
・ビズスタ｜登壇者プロフィール