口座振替の導入までの流れとは？必要な手続きや注意すべきポイントを解説
口座振替は、ATMや銀行の窓口に出向いて振り込む手間を省いてくれる便利な決済方法です。顧客だけでなく企業側にも、未回収リスクの低減や入金確認の手間削減などのメリットがあります。
本記事では口座振替について企業側のメリットや導入方法、代行会社の選び方について詳しく解説します。これから口座振替を導入しようと考えている事業者の方は参考にしてください。
目次
口座振替とは
口座振替とは、銀行や郵便局など各金融機関の口座から代金を自動的に引き落とす決済手段です。口座引き落とし、自動引き落としとも呼ばれており、一度登録すると解除するまで、毎月決まったタイミングで引落処理が行われます。
毎月決まった日に引き落としが行われる仕組みのため、水道料金や電気料金、インターネット料金などの定期的な支払いに非常に便利です。
口座振替のメリット
口座振替は、事業者と顧客双方に多くのメリットがあります。まず代金が自動で引き落とされるため、事業者は高い回収率を見込むことができ、未回収リスクを大幅に軽減できます。未払いによるサービスの利用停止も防げるため、サービスの利用継続率が向上するのもメリットです。
安定したキャッシュフローの実現に加え、消込作業や振込む金額が間違っていた場合の再請求といった請求業務の手間削減や業務効率の向上が期待できます。
顧客にとっては支払いの手間が軽減され、支払い忘れや未払いによるサービス停止のリスクが回避されます。さらに振込手数料の負担がないため、経済的なメリットもあります。特に定期的な支払いが発生するサブスクリプションモデルのサービスにおいては、顧客満足度の向上につながる決済方法と言えます。
口座振替の導入方法
口座振替を導入するには、口座振替に対応した決済代行サービスを利用します。もちろん、各金融機関と直接契約をして口座振替を導入することもできますが、お客様によって口座を開いている金融機関は異なるため、複数の金融機関との口座振替に対応している代行サービスを利用することが一般的です。
まず代行会社と契約をします。必要な書類を提出して申し込むと、代行会社での審査が行われます。問題なく通過すれば口座振替の利用を開始できます。
審査の内容は代行会社によって異なりますが、一般的に数週間～1ヵ月程度かかります。すぐに口座振替を導入できるわけではないので、余裕を持って準備を進める必要があります。
口座振替を設定するまでの手続き
口座振替の設定には、口座振替依頼書の記入や送付、請求データの作成などの手続きがあります。ここでは口座振替を導入して請求の設定が完了するまでの3ステップを説明します。
お客様に口座振替依頼書を記入してもらう
まず顧客に口座振替依頼書を記入してもらう必要があります。依頼書には、使用する銀行の口座情報を記載し、届出印を捺印します。
依頼書に記入したすべての情報が金融機関に登録された預貯金口座の情報と一致していることが確認されるため、記入漏れや間違いがないように記入してもらいましょう。特に認印と銀行印を間違えているケースが多いので、依頼書に記入例の案内も添えるとよいでしょう。
Web口座振替受付サービスを利用すると、口座振替依頼書の提出が必要なく、インターネットですぐに手続きを完了できるため顧客にとっても非常に便利です。
記入された口座振替依頼書を金融機関・代行会社に送付する
顧客から記入済みの口座振替依頼書を返送してもらったら、内容に不備がないかを確認して、速やかに金融機関や代行会社に送付しましょう。その際、口座情報を自社のデータベースにも保存しておく必要があります。
提出後に不備が確認されると、再度顧客に依頼書を送付して記入してもらう手間が発生してしまうため、送付前の確認を徹底することが重要です。金融機関や代行業者での手続きがスムーズに進むとすぐに設定が完了しますが、不備による修正や返送が発生すると、登録完了までに1～2ヵ月ほどかかってしまうこともあります。
請求データを作成して金融機関・代行会社に送付する
口座振替の設定が完了した後は、引落の実行に必要な請求データを作成し、金融機関や代行会社に引落依頼をします。請求データは、顧客情報や顧客ごとの支払い金額、引落口座情報などをまとめたものです。
請求データの内容が正確でないと、口座振替が正しく行われなかったり、間違えた金額が請求されてしまったりと、顧客からの信用を失うトラブルが起きます。慎重に作成し、ダブルチェックを行うなど厳格に確認しましょう。
請求データを作成するにあたり、エクセルなどを使って複数のデータ（顧客情報、当月の請求金額、引落口座情報）の紐づけをするとなると、行ずれなどのミスが発生する可能性が高くなるため、これらの情報を一元管理できるシステム開発をすることが理想的です。
口座振替の導入にあたっての注意点
口座振替の導入にあたっては、導入にかかる時間、代行業者ごとの手数料や機能の違いなどを事前に確認して進めることが大切です。そこで、気を付けておきたいポイントが4つご紹介します。
導入までにどのくらいの時間がかかるか
代行業者を利用して口座振替を導入する際には、審査内容によって異なりますが一般的に数週間から1ヵ月程度かかります。次に、顧客に記入してもらう口座振替依頼書の準備が必要です。代行会社が用意しているフォーマットをそのまま利用することもできますが、自社専用のものを用意する場合は完成まで1ヵ月ほどかかることもあるので、準備にかかる時間を確認し、余裕を持って準備を進める必要があります。
手数料がどのくらいかかるか
口座振替を導入する際には、初期費用や月額利用料、決済手数料といったコストが発生します。初期費用がかからないサービスもありますが、初期費用が発生する代わりに月額基本料や決済手数料が安い代行会社もあります。
決済手数料も請求1件ごとに数十円という比較的系価格なものから、請求金額合計の何％という割合で計算するものまで幅広い設定になっているため、各代行会社に事前に問い合わせをして、トータルでの手数料を比較検討することが必要です。
関連記事：口座振替サービスとは？手数料の比較と導入企業が得られるさまざまなメリット
督促機能がついているか
口座振替は未回収リスクが低い決済方法ではありますが、口座残高が不足して引き落としに失敗するケースもあります。口座振替サービスの督促機能では、管理画面から簡単に支払いの催促や再請求ができたり、自動でコンビニ払いに切り替えて請求できたりするので、督促の手間を減らすことができます。
督促や再請求機能がないと、督促業務の負担が増えてしまうだけでなく、未払いになってしまうとサービスの利用を停止しなければならなくなるため、サービスの利用継続率を高めるためにも重要な機能です。
自動で継続課金できる機能がついているか
継続課金機能がある場合、一度設定を行えば、毎回請求データを作成・送付する手間が省けます。顧客によって課金タイミングが隔週、毎月、半年毎など複数パターンがあると請求漏れやミスも多くなってしまうので、課金機能があると安心してサービスを運用できます。
口座振替の導入と自動定額請求が可能なPaid
「Paid（ペイド）」は、口座振替に対応しているだけでなく、毎月の定額請求を自動化できる企業間決済代行サービスです。
＜メリット＞
- 開発不要で毎月の継続課金を自動化
- 口座振替の書類手続きもすべて代行
- 請求書発行～督促までまるっとおまかせ
導入まで長ければ数ヵ月かかることもある口座振替も、Paidなら2〜3週間で導入できます。また引き落としに失敗した場合の再請求もPaidが代行し、万が一未払いになった場合も、代金を100％保証します。
関連記事：定額請求の管理や口座振替の手続きの手間が削減され、業務が楽になりました～株式会社コタム
まとめ
口座振替は、企業の売上の回収を効率化してくれます。導入にはそれなりに手間がかかりますが、設定が完了してしまえば、企業側と顧客側どちらにとっても大変便利な決済方法です。
導入スケジュール管理、手数料などのコスト、便利な機能が付いているか、事業や予算に適した代行会社選び、これらのポイントをきちんと押さえれば、長い目で見てコストを上回る大きなメリットを享受することができるでしょう。
