未払金とは？買掛金や未払費用との違いや基本の仕訳方法を解説

企業の経理業務において、「未払金」という言葉を目にすることが多いのではないでしょうか。未払金は、会社の財務状況を正確に把握するために重要な役割を果たす勘定科目の一つです。しかし、買掛金や未収金などの類似した科目との違いが分かりにくく、仕訳方法で混乱してしまうことも少なくありません。

この記事では、「未払金」の基本的な定義から具体的な仕訳方法、さらに間違えやすい勘定科目との違いについて詳しく解説します。

未払金の定義と役割

未払金とは？

未払金とは、企業が商品やサービスの提供を受けたものの、まだその対価を支払っていない場合に、それを財務諸表に表すために使用される勘定科目です。これは、会社の財務上「負債」として記録され、主に商品（企業の主たる営業品目）の仕入れ以外の購入や契約に関連する未払い分を示します。

未払い金を適切に管理することは、企業の資金繰りや財務状況の正確な把握に欠かせません。一方で、記帳漏れや仕訳ミスがあると、決算やキャッシュフロー分析に悪影響を及ぼす可能性があります。

未払い金が発生する主な場面

未払い金が発生するのは、主に以下のような取引においてです。

• 備品や設備の購入
  例：オフィス用の机や椅子を購入し、代金を掛け払いとした場合。
  　
• 外注費や専門サービスの単発利用
  例：広告代理店に依頼したプロモーション費用の支払いが翌月になる場合。
  　
• 設備のメンテナンスや修理費用
  例：生産設備の定期点検費用やオフィスのエアコン修理費用を後日支払う場合。

未払金と類似した勘定科目との違い

未払金に似た勘定科目として、買掛金や未収金、未払費用などがあります。これらの科目は似た特徴を持ちながらも、用途や仕訳の対象が異なるため、正確に理解することが重要です。

買掛金との違い

買掛金と未払い金の最も大きな違いは、未払いが発生する取引内容です。

買掛金	・商品や原材料の仕入れに関する未払いが対象。 ・主に製造業や小売業で頻繁に使用される。 ・流動負債として計上され、掛け取引において発生することが多い。
未払金	・商品以外（例: 備品購入やサービス利用）の未払いが対象。 ・特定の業種に限らず、あらゆる業界で発生する。

未払費用との違い

未払費用とは、継続的な取引を前提として、サービスの提供が完了しているものの、後払いのために未だ支払いが完了していない代金を指します。例えば、12月に発生した賃料が翌年1月に支払われる場合、その賃料は2023年度の費用として計上されるべきです。この際、未払費用として12月の賃料を計上します。

未払費用	・継続取引で発生する代金が対象。 ・サービス提供が一部完了していない場合に発生する。
未払金	・単発取引で発生する代金が対象。 ・サービス提供がすべて完了している場合に発生する。

未収金との違い

未収金は、企業が商品やサービスを提供したにもかかわらず、まだ受け取っていない代金を指します。未払金と対照的に、企業が受け取るべき金額に焦点を当てた勘定科目です。

未収金	・企業側が受け取るべき代金が対象。 ・商品以外の売上（例: 固定資産の売却代金など）で発生することが多い。 ・資産として計上される。
未払金	・企業側が支払うべき代金が対象。 ・負債として計上される。

なお、主たる営業品目の販売で発生する企業が受け取るべき金額は、「売掛金」となります。

未払金の仕訳方法

では、未払金の仕訳方法を具体的に説明します。

未払金の発生時の仕訳

未払金は、取引が完了した時点で計上します。つまり商品が納品され、請求書が発行されたが、支払いがまだの状態で「未払金」として記録します。この段階での支払額に対応する仕訳は、貸方に「未払金」、借方に「費用科目」として処理します。

例えば、10万円のオフィス用机を購入し、代金を翌月に支払う場合、仕訳は次のようになります。

借方		貸方
備品	100,000	未払金	100,000

備品は資産・費用に該当するため「借方」に計上しますが、代金の支払いは行われていないため負債が増加したとして未払金を「貸方」に計上します。

未払金の支払い時の仕訳

支払いが実行されると、負債である未払金が減少するよう仕訳を行います。銀行振込で支払った場合は、支払いの完了と同時に「未払金」科目を借方に記載し、「普通預金」を貸方に記録して消込が完了します。

借方		貸方
未払金	100,000	普通預金	100,000

未払金の支払時には、状況によって「支払手数料」や「通信費（電話代・郵送費用など）」といった関連費用も計上されることがあります。これにより、未払金の支払いに付随する手数料まで正確に記録され、全体の支出額が明確になります。

一部支払いの場合の仕訳方法

一部のみを支払うケースでは、支払った金額に応じて未払金を減額します。例えば、100,000円の未払金に対して50,000円を支払った場合、以下の仕訳を行います。

借方		貸方
未払金	50,000	普通預金	50,000

残りの未払金50,000円分は、次回の支払い時に再度消込処理を行います。

未払金の管理で起こりやすいミスとその対処法

未払金は、適切に管理されない場合、企業間の信頼関係や財務状況に悪影響を及ぼす可能性があります。ここでは、未払金に関連して発生しやすいトラブルの例と、それぞれに対応する具体的な対処法を解説します。

未払金がマイナスになる

未払金は企業が支払うべき代金なので、基本的にはマイナスになることはありません。貸借対照表で未払金がマイナスになる場合の原因としては、

• 実際に発生した未払金よりも多い金額を支払いとして記録してしまった場合
• 同じ請求書で2回支払いをしてしまった場合
• A社への支払いを、B社への支払いとして仕訳してしまった場合

などが考えられます。

計上にミスがあった場合は、過去の期間に対応した修正仕訳を作成し、必要に応じて税務署に報告します。普段から未払金の残高確認を定期的に行い、異常値を早期に発見する体制を整えることが重要です。

未払金を計上漏れしてしまう

取引先が請求書の送付を忘れていた場合や、支払い対象の請求書を経理部門に提出していなかったり、請求書は受領しているものの、処理が次期に持ち越されてしまったりすることで、未払金の計上漏れが発生します。

計上忘れは、特に決算後に発覚すると修正が必要になります。大きな金額の修正がある場合は、公認会計士や税理士の助言を仰ぎましょう。

残高が合わなくなってしまう

支払い額や未払金の記録にミスがあった、支払い日と記帳日がズレた、支払金額を間違えたといったことがあると、未払金と支払額が不一致となり、残高も合わなくなってしまいます。

残高が合わないことが判明したら、請求書や支払い履歴を取引先と突き合わせ、不一致の原因と、未払金台帳、銀行明細、振込伝票を再確認して修正が必要な箇所を特定しましょう。決算期だけでなく、月次や四半期ごとに未払金残高をチェックしておくと、早期に不一致を発見できます。

仕訳科目の選択を間違える

未払金の仕訳では、適切な科目を選択することが重要ですが、間違った科目を選んでしまうことがあります。これは、帳簿が正しく反映されない原因となり、経営判断に影響を及ぼすこともあります。

科目の選択ミスは、特に複数の科目が使用される場面で発生しやすいです。未払金の処理に関連する科目には、未払金、支払手数料、雑費などさまざまなものがあるため、どの科目を使用すべきかの判断が難しい場合もあります。

科目の選択ミスを防ぐためには、社内で統一された経理ガイドラインを作成し、担当者全員が共通の基準で仕訳を行うようにすることが有効です。また、頻繁に使用する科目や処理方法については、定期的に研修を行い、担当者の理解を深めると共に仕訳の精度を高めましょう。

経理業務を効率化するなら「Paid（ペイド）」

未払金は取引先ごとに管理する必要があるため、取引先が増えれば増えるほど管理コストが増え、経理業務を圧迫してしまいます。

「Paid（ペイド）」は、請求業務の代行と未払い時の保証がセットになった企業間決済サービスです。取引先への請求・回収をPaidが行い、全ての取引先への請求金額を一本化して貴社にお支払いするため、取引先ごとの未払金の管理も不要になります。

経理業務を効率化することができれば、空いた時間を財務分析や外部とのコミュニケーションなど、事業を拡大するための業務に使うことができるようになります。

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まとめ

未払い金は企業の財務管理において重要な勘定科目であり、適切に管理しないと、財務諸表の正確性や取引先との関係に悪影響を及ぼす可能性があります。本記事では、未払い金の基本的な仕訳方法や類似科目との違い、さらには発生しやすいトラブル事例とその対処法について解説しました。

未払い金管理は、企業の正確な財務報告と円滑な取引のための基盤です。適切な管理体制を整えることで、トラブルを予防し、経営の透明性を高めることができます。本記事で紹介した方法を実践し、未払い金のトラブルを未然に防ぎましょう。