請求書作成依頼の方法｜外注すべき判断基準とサービスの選び方
毎月の請求書発行と送付、入金確認、適格請求書（インボイス制度）への対応など、経理・総務担当者にとって、請求書まわりの業務は手が抜けない領域です。
「担当者が休むと請求書業務が止まってしまう」「フリーランスへの発注が増えて管理が追いつかない」。こうした悩みを抱えながらも、業務効率化の方法が分からず、現状維持を続けている企業は少なくありません。
そんな時におすすめなのが、請求書作成を楽にするツールや代行サービスです。
本記事では、請求書の作成を効率化できる2つの手段を整理したうえで、それぞれのメリット・デメリット、外部依頼を検討すべき判断基準、サービス選びのポイントまでを順に解説します。
読み終えるころには、自社に合った請求書対応の方針が具体的に見えてくるはずです。
目次
請求書作成を効率化する手段は2つある
請求書業務を外部に委ねる手段は、大きく2つに分かれます。ひとつは、クラウド請求書ツールを使って発行・送付・管理を自動化する方法。もうひとつは、請求代行サービスに作成から代金回収までを丸ごと依頼する方法です。
どちらも「手間を減らす」という目的は共通していますが、対応できる範囲とコスト感は大きく異なります。以下の表で、2つの手段の特徴を整理します。
| 比較項目 | クラウド請求書ツール | 請求代行サービス |
|---|---|---|
| 向いている企業規模 | 中小企業・スタートアップ | 取引先が多い中小〜中堅企業 |
| コスト感 | 無料〜月額数千円程度 | 売上に対する手数料制が多い |
| 対応範囲 | 発行・送付・管理・インボイス対応 | 与信管理・発行・督促・回収までワンストップ |
| 未回収リスクへの対応 | 原則なし | 保証付きのサービスあり |
各手段のメリット・デメリット
2つの手段はそれぞれ、解決できる課題と苦手な領域が異なります。ここからは、自社の状況に合った選択をするために、具体的な特徴を確認しておきましょう。
クラウド請求書ツールを使う場合のメリット
クラウド請求書ツールの最大の強みは、請求書の発行・送付・管理にかかる日常的な工数を大幅に削減できる点です。主要なクラウド請求書ツールでは、インボイス制度に対応した帳票作成や保存を支援できるため、手作業によるミスも減り、制度変更があっても対応しやすい環境をすぐに整えることが出来ます。
主なメリットは、以下のとおりです。
- 発行業務の効率化：テンプレートや自動入力機能により、請求書作成にかかる時間を短縮できる
- ヒューマンエラーの削減：金額や宛先の入力ミスを防ぐ仕組みが備わっている
- インボイス制度への対応：適格請求書の要件を満たしたフォーマットで発行できる
一方で、導入時には設定や運用ルールの整備に一定の工数が必要です。使いこなせる状態になるまでに、担当者の時間と労力がかかる点は考慮しておく必要があります。
また、ツールが担うのはあくまで発行・管理の効率化です。取引先が支払いを滞らせた場合の督促対応や未回収リスクへの備えは、別途自社で対応する必要があるため、経理担当者の稼働を根本から削減するには限界があります。
この点を補いたい場合は、請求代行サービスに業務を依頼する方法が選択肢に入ってきます。
請求代行サービスに依頼する場合のメリット
請求代行サービスは、与信管理・請求書発行・督促・代金回収までを一括して任せることができるサービスです。担当者が個別の取引をフォローしなくても、業務が回る体制をつくれる点が最大の特徴といえます。
主なメリットは以下のとおりです。
- 経理稼働の大幅削減：請求に関わる一連の業務を任せることができ、担当者は本来の業務に集中できる
- 未回収リスクの解消：保証付きのサービスを選べば、取引先の未払いが発生しても代金を受け取れる
- ワンストップ対応：与信審査から回収まで一元管理されるため、業務フローがシンプルになる
例えば、請求代行サービス「Paid」では、万が一取引先が支払いをしなかった場合でも未払い分を100%保証する仕組みを備えています。
デメリットとしては、売上に対して手数料が発生するため、取引規模によってはコスト負担を感じる場合があります。「コストをかけてでも回収リスクをゼロにしたい」「経理の手間を根本から減らしたい」という企業にとって、特に有効な選択肢になるでしょう。
請求書作成を外部に依頼すべき判断基準
クラウドツールと請求代行サービスの違いを理解したうえで、次に考えたいのが「そもそも今は外部への依頼を検討するタイミングかどうか」という点です。
以下の判断基準を、自社の状況と照らし合わせてみてください。
- 請求件数の増加：月の請求件数が増え、発行・管理業務が煩雑になってきた
- 業務の属人化：経理担当者が少なく、請求業務が特定の人に集中している
- 督促対応の負担：未払いや入金遅延が発生しており、督促対応に時間を取られている
- 与信管理のリソース不足：新規取引先の与信確認を自社でおこなう余裕がない
1つでも当てはまる項目があれば、担当者の負担や未回収リスクが積み上がっていく可能性があるため、請求代行サービスへの依頼を検討するタイミングと考えてよいでしょう。
請求代行サービスを選ぶときの4つのポイント
請求代行サービスは複数の事業者が提供しており、料金体系や対応範囲はサービスによって大きく異なります。導入後に「思っていた内容と違った」とならないよう、比較時に確認すべきポイントを4つ整理します。
料金体系
請求代行サービスの料金体系は、大きく3種類に分かれます。使った分だけ費用が発生する「従量課金型」、毎月一定額がかかる「月額固定型」、そして月額利用料に保証料や事務手数料を組み合わせた「ハイブリッド型」です。
取引件数がまだ少ない段階では従量課金型のほうがコストを抑えやすく、件数が増えてくると月額固定型が割安になるケースも出てきます。ハイブリッド型は、保証機能を含めた手厚いサービスを求める企業に向いています。
いずれの場合も、初期費用や最低利用料金の有無をあわせて確認しておくことが重要です。表面上の手数料率だけで比較すると、導入後に想定外のコストが発生することがあります。
対応業務の範囲
請求代行サービスといっても、「請求書の発行・送付のみ」を担うものと、「与信管理・督促・代金回収まで含む」ものとでは、任せられる範囲が大きく異なります。自社がどこまでの業務を依頼したいのかを先に整理してから、サービスを比較することをおすすめします。
なかでも重要な判断軸となるのが、未払い保証の有無です。取引先が支払いをしなかった場合にサービス側が代金を保証する仕組みがあるかどうかで、未回収リスクへの備えとして機能するかどうかが変わります。
回収リスクまで解消したい場合は、未払い保証のあるサービスを選ぶことが前提となります。
既存システムとの連携
導入するサービスが、自社で使っている会計ソフトやシステムと連携できるかどうかの確認も欠かせません。freee・弥生会計・マネーフォワードクラウドといった会計ソフトや、ERPとのAPI連携に対応しているかどうかが、導入後の使い勝手を大きく左右します。
連携できない場合、請求データを手動で転記する二重作業が発生し、効率化を図ったはずが逆に手間が増えるケースもあります。導入前に自社の使用ツールとの互換性を必ず確認しておきましょう。
セキュリティ
請求代行サービスには、取引先の社名・請求金額・口座情報といった機密性の高い情報が集まります。そのため、情報管理体制の確認はサービス選びの必須項目のひとつです。
確認すべき具体的な項目は、以下のとおりです。
- 国際認証の取得：ISO/IEC 27001などの情報セキュリティマネジメントシステムの認証を取得しているか
- 不正アクセス対策：通信の暗号化やIPアドレス制限など、具体的なセキュリティ機能が備わっているか
- データ管理の透明性：情報の保管・利用方針がプライバシーポリシーなどで明示されているか
セキュリティ対策が不十分なサービスを選ぶと、情報漏えいのリスクを自社が負うことになります。コストや機能だけでなく、信頼できる情報管理体制を持つサービスかどうかを確認したうえで、導入を判断してください。
請求書の作成は請求代行サービスに依頼するのが安心
請求書作成の負担を軽減するにはツールを活用する方法と請求代行サービスに依頼する方法の2つがあり、件数の増加・業務の属人化・未回収リスクが生じてきた段階が、請求代行サービスへの依頼を検討するひとつの目安となります。
請求代行サービスを選ぶ際は、料金体系・対応業務の範囲・既存システムとの連携・セキュリティの4点を軸に比較することが重要です。
これらの条件をすべて満たすサービスとして、BtoB企業間決済・請求代行サービス「Paid」があります。与信管理・請求書発行・督促・代金回収までの請求業務を一括代行するサービスで、導入実績は5,500社以上、初期費用は0円から始めることが出来ます。
導入ハードルの低さも、多くの企業に選ばれている理由のひとつです。
Paidの主な特徴として、以下のようなものが挙げられます。
- 未払い保証：取引先の未払いが発生した場合でも、代金を100%保証する
- ワンストップ対応：与信審査から督促・回収まで一括で代行するため、経理担当者が少ない企業でも無理なく運用できる
- 情報管理体制：ISO/IEC 27001を取得済みで、機密情報の管理体制が整っている
- 業界実績：BtoB決済代行サービス導入企業数No.1（※）の実績を持つ
※日本マーケティングリサーチ機構 2021年9月期調べ
請求業務の負担を減らしたい、あるいは未回収リスクに備えたいとお考えであれば、Paidの活用を選択肢のひとつとして検討してみてください。
