請求業務を効率化する方法～請求書処理をサポートするサービス
請求業務は企業間の信頼にもかかわるためミスが許されないものであり、発送の手間などもかかる煩雑な業務でもあります。そんな請求業務の効率化を図るには、請求業務をサポートしてくれるサービスの導入が選択肢のひとつとなります。
請求業務の一般的な流れを踏まえたうえで、請求業務の課題を解決して効率化を図れるサポートサービスについて紹介していきます。
目次
請求業務の流れ
BtoBにおける請求業務は、一般的に以下の流れで行われています。
1、請求金額の確定
請求方法には、締め請求と都度請求の2種類があります。締め請求は一定の期日までの取引をまとめて請求する「掛売り」と呼ばれる方法で、締め日までの取引にかかわる売上を集計して請求額を確定します。
一方、都度請求は新規の取引やスポット的な取引で用いられることが多く、取引が発生するたびに請求額を確定して請求します。
2、請求書の発行
確定した請求金額をもとに、Excelや会計ソフトなどを用いて請求書を発行します。請求書の作成時には、請求額はもちろん、請求から支払期日までの期間である支払いサイトに誤りがないように注意が必要です。
3、請求書の送付
取引先に郵送やメールで請求書を送付します。
4、入金確認
支払期日までに取引先から過不足なく入金があるか確認します。
5、未払いの取引先への督促
支払期日までに入金のない取引先に対して、督促状を送付するなど督促を行います。
関連記事：【BtoB】支払いの督促方法と書き方～文例と参考テンプレート
請求業務における課題
請求業務で発生する課題として、以下が挙げられます。
- 請求額や支払いサイトにミスがないように、正確な作業が求められる。
- 請求書に角印を押す、あるいは電子署名を付与する手間がかかる。
- 請求書を別の取引先に誤って送ってしまうことがないように、慎重に送付しなければならない。
- 請求書の印刷や保管用の書類の管理に手間がかかる。
- 請求書を郵送する場合、封筒への宛名ラベルや切手の貼付、封入作業に手間を要する。
これらの請求業務を効率化することで、月末や月初に集中する業務を軽減することができ、さらに請求業務にかかっていた時間を営業活動など他の業務に充てることもできるようになります。
請求業務を自動化する方法
手間や労力がかかる請求業務ですが、請求業務をサポートしてくれるサービスを導入することで自動化できます。請求業務のサポートサービスとは、主に請求書の作成、送付、入金確認までを代行してくれるサービスのことです。
請求業務のサポートサービスを導入すると、取引先の要望に応じて請求書がメールで送信されるか、郵送の場合は請求書の印刷、封入、発送といった作業を行ってくれます。請求書の作成ミスを防げるほか、請求書の送付にかかわる手間を省くことが可能です。
請求業務をサポートしてくれるサービスの内容
請求業務をサポートしてくれるサービスの具体的な内容について、Paidの機能をもとに紹介していきます。
Paidでは以下のサービスを提供しており、与信審査から代金回収まで、掛売りでの請求に関連する幅広い業務を代行します。
- 与信審査
- 請求書発行
- 入金管理
- 督促
- 代金回収
与信審査
掛売りによる取引では、売掛金の未回収リスクがつきまといます。そのため、取引を行う予定の企業に対して与信審査を実施して、取引を行うかどうか判断し、取引の上限額である与信限度額を決定する必要があります。
Paidでは、年間7万件の与信審査を行ってきたノウハウを活かした審査を行います。そのため、自社で与信審査を行う手間が省けるだけではなく、情報をつかみにくい企業でも正確に与信審査を行えることがメリットです。また、反社チェックも実施するため、安全・安心な取引を実現できます。
請求書発行
Paidでは、請求データを登録しておくだけで、請求書の印刷から封入、発送に至るまでの請求書発行業務を代行。大量の請求書を印刷して、封筒に宛名ラベルや切手を貼り、封入するといった一連の業務がなくなるため、請求業務における作業量の大幅な削減につながります。
また、取引先が請求書を紛失した場合も、自社で再発行を行う手間がなくなることもメリットです。
入金管理
多数の会社と取引があり、支払いサイトも異なる場合は、入金管理のための一覧表を作成し、支払期日を迎える都度、入金額に過不足がないか確認する必要があります。
Paidを導入すると、取引先はPaidに直接支払いを行うことから、入金確認や過不足が発生したときの調整を行う必要がなくなります。支払い状況は専用ページから確認できるため、入金管理のための一覧表作成などの手間も省くことができるのです。
督促
取引先から支払期日までに入金がなかった場合は督促を行い、支払いを促す必要があります。督促のために取引先に電話を入れるのは、担当者の精神的な負担が大きく、督促状の送付にあたっては文面を慎重に検討しなければなりません。
支払期日までに入金がない場合の督促もPaidが代行できるため、精神的な負担のある業務に煩わされずに済むというメリットがあります。
代金回収
取引先から入金がなければ、電話や督促状の送付を行い、それでも入金されない場合は内容証明郵便の送付、最終的には法的手段に出て代金回収を行うのが一般的な流れです。
しかし、Paidを利用すると取引先から入金がなくても、導入企業にはPaidから代金が支払われます。取引先からの入金が滞っていても、代金回収を行う労力が不要になることに加えて、回収できないリスクを追わずに済むというメリットがあります。
「Paid」の料金・支払い条件
Paidは初期費用・月額費用は不要、固定費用は発生しません。事務手数料と保証料からなる、取引量に応じた料金体系となっています。
事務手数料は、請求書1件につき100円です。保証料は取引金額の0.5～3.1％が基本の保証料率で、取引金額などに応じて異なります。支払い条件は、月末締め/翌月末払いまたは、月末締め/翌々月5日（保証料0.2%値引き）となります。
「Paid」の導入事例
Paidを実際に導入した企業の事例を紹介します。
請求業務にかかる時間を大幅に削減した事例
| 導入企業 | ワンストーン株式会社 |
|---|---|
| 業種 | 定額・サブスクリプション |
ワンストーン株式会社は、不動産向けのVRサービス「Warp」やアイデアのジャンク市場「ジャンクマート」を手掛けています。Paidを導入したのは、取引先が50社に増えたタイミングです。
Paid導入前の課題
取引先が増えたことで請求業務に時間がかかり、他の業務に手が回らないという課題がありました。また、請求金額のミスが発生していたことから、二重チェックの体制をとったこともあり、請求業務に4時間程度かかっていました。
Paid導入後の効果
Paidに取引先と請求情報を一度登録するだけで請求業務を代行してくれるため、毎月の請求業務は新規の取引先に関する請求情報などの登録だけとなったため、15分程度で済むようになりました。
関連記事：請求業務が4時間から15分に！定額の請求を自動化して作業負担を軽減～ワンストーン株式会社
未回収リスクを負わずに後払いに対応した事例
| 導入企業 | 株式会社アミナコレクション |
|---|---|
| 業種 | アパレル・雑貨 |
株式会社アミナコレクションは、東南アジアのインドやネパール、アフリカや中南米などのエスニック商品の輸入や商品企画を手掛け、小売業や卸売業を展開している企業です。Paidの導入は顧客からのリクエストがきっかけでした。
Paid導入前の課題
導入前は、掛売りの代金回収は営業が責任をもつという方針であったため、リスクを避けるために前払いにせざるを得ないことがありました。また、新規の顧客に対して後払いを案内するのは、6か月～1年程度前払いでの取引実績を積み重ねた後であったため、機会損失が生じている可能性も否めない状況でした。
Paid導入後の効果
Paid導入後は、代金未回収のリスクを負うことなく、新規取引の顧客とも安心して掛売りでの取引ができるようになりました。与信調査の代行も依頼できることで、与信限度額を簡単に確認できることもメリットとなっています。
関連記事：与信確認の手間削減と保証の安心感がメリット～株式会社アミナコレクション
まとめ
請求業務は請求書の発行から送付といった手間がかかるほか、入金確認や督促といった業務も発生します。こうした労力を削減し、請求業務の効率化を図るため、請求業務をサポートするサービスの導入をぜひご検討ください。
