生産性向上と業務効率化の違いとは？重要性やメリット、実現する方法を解説
企業・組織を取り巻く環境が目まぐるしく変化する中、自社の競争力を高めるために、生産性向上に対する注目度はますます高まっています。そこで本記事では、生産性向上とは何か、どんなメリットがあるかを整理し、具体的にどんな点に注目して生産性を向上すれば良いかをご紹介します。
目次
生産性向上とは？
生産性向上は、企業・組織が限られたリソース、時間、労力などを最適に活用し、より多くの成果を上げるための取り組みです。組織が投資したインプットに対して生み出したアウトプットが大きいほど生産性が向上したと言えます。目標達成や成果の最大化に焦点を当てるのが特徴で、コスト削減、競争力の強化につながるため、様々な企業が生産性向上に取り組んでいます。
生産性向上の実現に向けては、業務プロセスの最適化、最新テクノロジーの活用、効果的な目標設定、リーダーシップの質向上、チームワーク強化、従業員のスキル向上など、様々なアプローチがあります。
業務効率化との違い
業務効率化は、業務の無駄を省くことで効率的に作業を進めることに焦点を当てており、結果として作業時間の短縮や処理量の増加が期待できます。例としてはタスクの自動化や、重複作業の省略、不要な待ち時間の削減などが挙げられます。
成果を起点に取り組みを考えていく生産性向上と、プロセスと方法に注目する業務効率化では、その視点に違いがあります。言葉の指すニュアンスが似ているため混同しやすいですが、業務効率化は生産性向上を実現する１つの手法として捉えられるため、生産性向上は業務効率化の上位概念と言えます。
生産性向上が重要な理由
少子高齢化が進み、労働人口が減少する中で、労働市場の競争は激化しています。組織にとって人材の確保は頭を悩ませる大きな課題です。そのような状況において、生産性向上は業界に関わらず求められています。少ない人的リソースでも、生産性を高めることができれば、同等またはそれ以上の成果を出せるからです。新しい技術やテクノロジーの進歩によって、少ない労働力でも多くの業務が遂行できる下地は整ってきました。時代の波にうまく乗って生産性を向上し、人材確保の課題をカバーすることが組織には求められています。
生産性向上によって得られるメリット
生産性向上のために施策を行い成果を得ることができれば、従業員のスキル向上や成果の評価にもつながるため、個人にとっては自身の成長の機会と捉えられます。また業務を効率的に進められるため、労働時間の削減につながります。結果としてワークライフバランスや満足度、モチベーションの向上につながります。
一方で組織にとっては、リソースの無駄を省くことでコスト削減につながることはもちろん、プロセスの効率化を通じてサービスの品質や顧客対応のスピードを向上させることで、顧客満足度を高めることができます。このように生産性向上は個人・組織の双方にとってメリットがあります。
生産性向上を実現する方法
組織の生産性向上は冒頭でお伝えしたように、様々な視点から検討しアプローチできます。従来の業務の進め方に固執せず、組織の目標・ゴールからやるべきことをドリルダウンしたうえで、最適な方法を検討しましょう。ここでは3つの切り口を取り上げ、生産性向上を実現する方法についてご紹介します。
適切な人員配置と従業員のスキルアップ
人材の適切な配置は、組織の生産性向上に欠かせない重要な要素です。一方で、勤務年数やスキル、実績といった、判断基準が明確な指標のみで人員を配置した結果、従業員の能力を活かしきれないケースも多く見られます。本人の適正や能力、配属部署に求められるスキルとの相性なども含めて総合的な判断を行うことで、最適な人材配置が目指せます。
また適切な配置で従業員の満足度やモチベーションが高まると、より業務への貢献率が上がる好循環が生まれます。従業員が必要なスキルを習得できる教育体制を整え、業務をより効率的に進めるサポートができれば、個々の生産性が高まります。結果、組織全体の生産性も底上げされます。人員配置後は効果検証を行い、PDCAサイクルを回すとともに、従業員へのフィードバックなども定期的に行いましょう。
一般事務業務やバックオフィスのシステム化
業務のシステム化は生産性向上に直結する効果的な方法であり、自社に合ったシステム化を進めることで様々なメリットが生まれます。例えば、一般事務業務やバックオフィスは属人化しやすく煩雑になりやすいですが、その一部または全体をシステム化することで、従業員が手動で行っていた作業を自動化・効率化できます。また業務全体の可視化や一元管理がしやすくなるので、全体最適のための改善がしやすい体制を構築できたり、業務間の連携もスムーズになったりといった効果が見込めます。
企業の経営資源であるヒト・モノ・カネ・情報を最大限に活用することで、企業の成長を加速させられますが、その肝となるのは各々のデータが最新化、連携され、すぐに適切な形で取り出せる状態にしておくと共に、可視化して経営者が判断しやすい形にまとめることも重要です。デジタル化・システム化には利用する従業員の意識改革を併せて進めることが求められますが、組織を次のステージに進め、競争力を高めるうえでも有効な取り組みと言えます。
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ムダな業務の洗い出しと削減
業務上のムリ・ムラ・ムダを洗い出し、社内・部署全体で改善を進める優先順位を付けましょう。不要な作業の削除、業務プロセスの改善を図ることで、そこに割かれていたリソースを重要な業務に割り当てることができ、生産性の向上が図れます。また煩雑なプロセスを見直すことでミスを減らし、余計な作業を減らしつつ、品質も向上します。業務プロセスを見直す際には、誰にその業務を任せるかもよく検討します。専門的な知見が必要な業務、外部委託（アウトソーシング）することができる業務、誰でも対応できる作業などを適切に振り分けることで、組織の限られたリソースを効率的に活用できます。
アウトソーシングには、組織におけるノンコア業務を委託するだけでなく、運用ノウハウのない業務を専門業者に委託することも含まれます。餅は餅屋と言われるように、担当者がいない、または知識や経験が不十分な場合には、その部分を育てることに労力を割くよりは、外部の専門家に委託してしまって自社のコアビジネスに集中することも戦略の1つと言えます。
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まとめ
組織が生産性向上を進める意味やメリット、実現に向けた具体的なポイントについてご紹介しました。生産性向上は、組織の目標達成を最短距離で進めるために不可欠な要素であり、組織全体で取り組む価値のある考え方です。本記事でご紹介した内容も参考にしつつ、自社に合った最適な方法を検討してみてください。
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