バックオフィス業務を効率化するには？よくある課題と効率化の方法を解説
企業の運営を後方から支えている「バックオフィス業務」。近年、DX化や働き方改革を実現するために、バックオフィス業務の効率化を図る企業が多く見られます。バックオフィス業務を効率化するには、バックオフィス業務の内容を正確に理解することが重要です。
本記事では、バックオフィス業務の内容や役割について解説します。バックオフィス業務でよくある課題と効率化する方法も紹介しますので、DX化や働き方改革に取り組んでいる企業は参考にしてください。
目次
バックオフィスとは
バックオフィスとは、顧客対応や営業・販売活動などを行うフロントオフィスの活動を後方からサポートする部門のことです。たとえば、経理・財務、人事・労務、総務・法務、情報システムなどの部署がバックオフィスに該当します。
バックオフィスの業務は、企業運営で必要な手続きを行ったり、フロントオフィスの仕事をサポートしたりなど多岐に渡ります。フロントオフィスの業務が直接利益を生み出しているのに対し、バックオフィスの業務は企業の利益や戦略的目標に間接的に貢献しているのが特徴です。
バックオフィス業務一覧とその重要性
バックオフィス業務は、企業活動の根幹を支えるために必要不可欠なものです。ここでは、主要なバックオフィス業務である経理・財務、人事・労務、総務・法務、情報システムの業務についてそれぞれ解説します。
経理・財務
経理・財務は、企業の財務状況を正確に把握し、資金の流れを管理する重要な業務です。経理・財務部門では、会計業務や予算管理、資産運用などを担当します。代表的な業務は以下の通りです。
- 帳簿の記帳・管理
- 損益計算書や貸借対照表の作成
- 月次決算・年次決算
- 企業の予算・資金管理
- 銀行融資に関する交渉や株式発行
- 財務戦略の立案
経理部門では、企業の現在の資産状況、使った資金などを管理します。財務部門は、経理が作成した財務諸表を基にして、企業の資金繰りに関する業務を担当するのが一般的です。
経理・財務の業務によって、収益の最大化とコストの最適化を図り、企業の財務健全性を保つことができます。
人事・労務
人事・労務は、従業員の採用から育成、評価、そして退職に至るまでのプロセスを管理します。具体的には以下のような業務が挙げられます。
- 採用活動の指揮
- 従業員の出退勤・労働時間の管理
- 異動・転勤など従業員の配置
- 従業員の評価
- 新入社員の教育・研修
企業の最大の資産である「人」のマネジメントを行うことで、従業員のモチベーションを高め、企業文化の醸成・維持に寄与します。また、従業員一人一人の出退勤や労働時間の管理を適切に行うことで、働きやすい環境を構築します。適切な労務管理は法的リスクを回避することにもつながるため、非常に重要です。
総務・法務
総務とは、企業の内部運営を円滑にするための業務全般のことを指します。総務の定義は非常に広く、業務内容・業務範囲は企業によって異なります。総務の代表的な業務は以下の通りです。
- 事務所管理
- 設備管理（外部のメンテナンス業者への依頼など）
- 文書管理
- 消耗品管理
- 社内イベントの企画
法務は、企業の商取引や契約、知的財産管理に関連する法的問題に対応する業務です。企業を法的リスクから守り、企業の基盤を安定させるために不可欠な業務と言えます。たとえば、以下のような業務を行います。
- 契約書のリーガルチェック
- 著作権や商標などの知的財産権の管理
- 法的トラブルの対応
- 法律関係の相談・受付
法務は、ビジネスの持続可能性を確保するために不可欠です。
情報システム
情報システム部門では、企業のIT戦略を策定し、情報技術を活用して企業業務を支援する役割を担います。情報システム部門は、バックオフィス業務の効率化を促進するために不可欠な部門といえます。情報システム部門が行う主な業務は以下の通りです。
- 業務に必要なシステムの導入
- ネットワークの運用・保守
- システムの維持管理・トラブル対応
- セキュリティ対策
- 従業員に貸与するパソコン、スマートフォンの管理
情報システム部門は、企業のデータを安全に保つために重要な役割を担います。企業の競争力を維持するために、企業のシステムを見直したり、更新したりする業務も併せて行います。
バックオフィス業務の課題
企業運営で欠かせないバックオフィス業務ですが、以下のような課題がよく見られます。
- 業務が属人化しやすい
- 人材を確保しにくい
- アナログ業務が多く非効率になりやすい
それぞれの内容を詳しく解説します。
業務が属人化しやすい
経理や法務、財務などのバックオフィス業務は専門性が高く、個人の知識やスキルに依存することも多いため、属人化しやすいという課題があります。
業務が属人化してしまうと、メインで担当していた従業員が退職すると、業務が回らなくなってしまったり、業務の質が低下したりする可能性が高くなります。また、休職や病気などで担当者が長期間不在になった場合にも同様の問題が発生するでしょう。
属人化した業務は適切な工数や業務フローが不透明になるため、業務効率化も進めにくくなります。
人材を確保しにくい
バックオフィス業務は、人材不足に陥りやすいと言われています。先述した通り、バックオフィス業務は専門性が高いため一定の基準のスキルをもつ人材は限られます。小さい会社ではバックオフィス業務とフロントオフィス業務を兼任することも珍しくありません。
また、人材が不足してしまうと、従業員一人一人の業務負担が大きくなるのも課題と言えるでしょう。特にバックオフィス業務は繁忙期によって業務量が多くなる傾向があります。たとえば、経理部門の場合、年末や決算時期は忙しくなりますが、取引が少ない閑散期の業務量は少なくなります。
アナログ業務が多く非効率になりやすい
バックオフィス業務はアナログな作業が多く、非効率になりやすい点も課題です。PDFでの契約書・請求書や電子署名など、バックオフィス業務を効率化できる便利なツールが登場している一方で、アナログ作業から抜け出せない企業も多く見られます。たとえば、以下のようなアナログ作業が多く見られます。
- 請求書・契約書などを紙で管理する
- 印鑑を用いた報告プロセス
- 手作業でのデータ入力
上記のアナログ業務は時間がかかり、入力ミスや転記ミスなどのエラーが発生しやすくなります。エラーが発生すると、業務の効率性が著しく低下し、結果として企業の競争力が損なわれる可能性があるので注意しなければなりません。
バックオフィス業務を効率化するメリット
現在行っているバックオフィス業務を効率化することで、企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか？ここでは、バックオフィス業務を効率化するメリットについて解説します。
コストを削減できる
バックオフィス業務を効率化することで、企業における様々なコストを削減できます。たとえば、経理業務の自動化や電子化を進めることで、経理部門の人件費を削減することが可能です。また、余剰人材を人が足りていない部署や業務量が多い部署へ配置転換することで、採用活動にかかる時間・費用の削減につながります。
紙媒体で書類を管理している企業の場合、ペーパーレス化を進めることで書類の印刷代や保管にかかる費用も削減できるでしょう。
情報共有とコミュニケーションを円滑化できる
バックオフィス業務は、他の部署との連携が多い業務でもあります。業務効率化につながるシステムが整備されることで、他部署との情報のやり取りやコミュニケーションが円滑になります。
他の部署との連携性が高まることで、より業務を遂行しやすくなり、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。企業全体の生産性が向上して業務効率が高くなれば、空いた時間を使って社員のマネジメントやガバナンス強化など、別の業務に注力できるようになります。
人的ミスを削減できる
アナログな業務が多いと、転記ミスやチェック漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。システムやツールを導入し、業務を自動化することができれば、ヒューマンエラーを防止することが可能です。
たとえば、システムによる自動入力は、同じ入力作業を自動でミスなく行えます。担当者は安心して入力作業を進められ、少ない負担で作業を完了させることが可能です。また、業務の一部を自動化することで、より効率的な業務フローを検討しやすくなるでしょう。
バックオフィス業務を効率化する方法
バックオフィスの業務は、企業の運営において不可欠な役割を果たしています。バックオフィス業務を効率化するには、下記の方法がおすすめです。
- ワークフローシステムの導入
- クラウドサービス・ツールの活用
- RPAによる業務の自動化
- アウトソーシングの利用
それぞれの方法について解説します。
ワークフローシステムの導入
ワークフローシステムを導入すれば、申請や承認のプロセスがシステム上で完結できるようになります。時間がかかっていた申請や承認のプロセスの効率化につながり、ワークフローが可視化されることで、業務の進捗管理を効率的に行えるでしょう。
また、ワークフローシステムと基幹システムとを連携すれば、データの二重入力などもなくせます。一つ一つのシステムに入力する手間がなくなり、従業員の負担軽減につながります。
クラウドサービス・ツールの活用
近年、バックオフィス向けに様々なクラウドサービスやデジタル化ツールが開発されており、これらを活用することで業務効率化を図れます。
たとえば、書類の電子管理システムを導入することで、書類の検索時間を大幅に短縮し、業務を迅速に行えます。また、クラウドサービスを活用したデータの一元管理によって情報共有が容易になり、リモートワークを行いやすい環境を作ることも可能です。
RPAによる業務の自動化
RPA（Robotic Process Automation）とは、作業を自動化できるロボット技術のことです。RPAを活用することで、手作業で行っていた業務のミスを減らしたり、作業効率を大幅に改善したりすることが可能です。
RPAは繰り返し行う作業の自動化に適しています。たとえば、書類に記載してある内容をPCへ転記したり、Excelを使って集計作業をしたりなど、単純な作業を自動で行うことが可能です。
RPAの詳細や活用例については、以下の記事を参考にしてください。
関連記事：RPAで入金消込を自動化するメリットとマクロとの違い
アウトソーシングの利用
バックオフィス業務を効率化する場合、アウトソーシングの活用もおすすめです。アウトソーシングとは、バックオフィス業務の一部または全てを外部の専門業者に委託することです。
たとえば、経理や人事、給与計算などの繁雑な業務を外部に委託することで、大幅なコスト削減が期待できます。業務の属人化や人材不足などの課題も解決できるでしょう。さらに、空いたリソースを使って企業のコア業務に専念することも可能です。
バックオフィス業務の一つ、請求業務を効率化するには
バックオフィス業務の一つである請求業務は、企業が取引をするうえで必ず発生する業務です。そして、請求書の発行から入金確認、消込、入金がかなった場合の督促など、煩雑な業務が含まれます。督促は営業が担当することも多く、件数が増えてくると、本来営業活動に使うべき貴重な時間を割かれてしまいます。
請求業務を効率化することができれば、営業は督促業務を行う必要がないため、メイン業務である営業活動に専念できます。また経理もこれまで請求業務に費やしていた時間を、財務分析や外部とのコミュニケーションなど事業を拡大するための業務に使うことができるようになります。
請求業務をすべて代行する「Paid」とは
「Paid（ペイド）」は、請求業務の代行と未払い時の保証がセットになった企業間決済サービスです。後払いで発生する請求書の発行、入金確認・消込、督促、代金回収まですべての業務を代行します。
導入企業は請求データを登録するだけで請求業務が完了するため、請求業務の大幅な効率化につながります。
関連記事：3人は必要な経理業務が1人で対応可能！決算スケジュールも短縮できています～株式会社Saleshub
まとめ
今回は、バックオフィス業務の内容や役割、よくある課題、効率化する方法について解説しました。
バックオフィス業務の内容は、経理・財務、人事・労務、総務・法務、情報システムの業務などが挙げられます。バックオフィスの仕事内容や仕事範囲は企業によって異なりますが、以下の課題がよく見られます。
- 業務が属人化しやすい
- 人材を確保しにくい
- アナログ業務が多く非効率になりやすい
バックオフィスの業務を効率化するには、以下の方法がおすすめです。
- ワークフローシステムの導入
- クラウドサービス・ツールの活用
- RPAによる業務の自動化
- アウトソーシングの利用
上記の方法を採用することで、バックオフィス業務を効率化でき、DX化や働き方改革を推進できるでしょう。
