口座振替（口座引き落とし）とは？請求までの流れやメリット・デメリットを解説

口座振替は、毎月の公共料金やクレジットカードの支払いなどによく使われている支払い方法です。口座振替を導入する事業者には回収率が高くなるというメリット、支払う側のお客様には振り込みの手間を省き、支払い忘れを防ぐといったメリットがあります。

しかし、その仕組みや手続きの詳細については意外と知られていないことも多いです。本記事では、口座振替の基本的な仕組みから、具体的な手続きの流れ、メリット・デメリットまで、わかりやすく解説します。

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口座振替（口座引き落とし）とは？

口座振替とは、お客様が銀行や郵便局などの金融機関にあらかじめ指定した口座から自動的に料金が引き落とされる仕組みのことを指します。「口座引き落とし」「自動引き落とし」とも呼ばれており、一度引落口座を登録すると請求を停止するまで決まったタイミングで引落処理が行われます。

口座振替は、特に定期的に発生する支払いに適しています。たとえば、公共料金（電気・ガス・水道）、サブスクリプションサービス（月額課金型のオンラインサービス）、保険料などがその代表例です。こうした支払いは毎月発生するため、手動での振込の手続きが不要になる口座振替を利用することで、支払い忘れや手間が省ける点が大きな特徴です。

口座振込との違い

口座振替と似ている言葉に「口座振込」があります。口座振込は、お客様が自身の口座から他人名義（企業名義）の口座に送金する支払い方法のことです。自動で支払いが行われる仕組みではなく、お客様が振込作業を行う必要があります。

振込はATMや銀行窓口、ネットバンキングで行います。ネットバンキングであればATMや銀行窓口に足を運ばずに、インターネット上から24時間いつでも振込手続きができますが、ATMやネットバンキングの場合は1回に振込できる金額に上限が設定されていることが多いため、金額が大きい場合は注意が必要です。また振込の都度、手数料がかかります。

ただ企業側にとっては口座を用意するだけなので導入ハードルが低く、入金サイクルが短いといったメリットもあります。

口座振替の導入方法

口座振替を導入するには、口座振替に対応した決済代行サービスを利用します。もちろん、各金融機関と直接契約をして口座振替を導入することもできますが、お客様によって口座を開いている金融機関は異なるため、複数の金融機関との口座振替に対応している代行サービスを利用することが一般的です。

まず代行会社と契約をします。必要な書類を提出して申し込むと、代行会社での審査が行われます。問題なく通過すれば口座振替の利用を開始できます。

審査の内容は代行会社によって異なりますが、一般的に数週間～1ヵ月程度かかります。すぐに口座振替を導入できるわけではないので、余裕を持って準備を進める必要があります。

口座振替で請求までの具体的なステップ

決済代行サービスを使って口座振替を導入した場合、お客様へ代金を請求し事業者がその代金を回収するまでの流れは以下のようになります。

引落口座の設定手続き

まず代金を引き落とす口座の設定が必要になるため、お客様に口座振替依頼書を送付し、銀行口座情報や個人情報の記入と銀行への届出印の捺印をしてもらいます。お客様から返送されたら、内容をチェックして不備がなければ、事業者から決済代行会社へ、決済代行会社から金融機関へ提出します。

金融機関にて受理されると、引落口座の設定が完了します。

請求データの送付

実際にお客様の口座から引き落としを実行するにあたり、事業者にて顧客情報、当月の請求金額、引落口座情報などを紐づけた請求データを作成します。そのデータを決済代行会社を経由して、金融機関へ送付します。

引き落としの実行

金融機関にて、請求データに基づきお客様の口座から引き落としが実行されます。引き落としの結果はまとめて決済代行会社へ送付されます。残高不足などで引き落としが失敗した場合は、決済代行会社にて再請求データが作成され、再度金融機関へ引落依頼が行われます。

再度失敗した場合は、事業者にその結果が通知されるので、事業者側で督促などの対応が必要になります。

事業者への入金

引き落としが成功した代金は、金融機関から決済代行会社の口座にいったん入金され、その後決済代行会社から事業者に支払われます。引き落としが実行されてから、実際にその代金が代行会社から振り込まれるまで、一般的に3~5営業日程度のタイムラグが発生するので注意が必要です。

関連記事：口座振替の導入方法～導入のプロセスや運用上の注意点を解説

口座振替のメリット

それでは、口座振替を導入する事業者にとってのメリット、利用する側のお客様にとってのメリットをそれぞれ解説していきます。

事業者側のメリット

事業者にとっては、回収率が高いのが大きなメリットです。銀行振込の場合は、支払い忘れや請求書の紛失による支払い遅延や未払いが発生する可能性がありますが、口座振替であれば自動で代金が引き落とされるため未回収リスクが低くなります。

お客様にとっても利便性が高く、支払いを意識しにくくなる支払い方法なので、サービスの利用継続率が高くなるというのも特徴です。

また継続課金型のサービスでは、支払い方法がクレジットカード決済のみの場合も多いですが、クレジットカードが使えない、使いたくないお客様も一定数いらっしゃいます。口座振替も用意しておくと、こうしたお客様にも使ってもらいやすくなるので、取引先の拡大にもつながります。

お客様側のメリット

お客様にとっての一番のメリットは、支払いの手間が削減されることです。わざわざATMや金融機関の窓口に足を運ばなくてもいいことに加え、振込手数料も発生しないのでお客様にとっては利便性の高い支払い方法と言えます。

口座振替のデメリット

メリットが多くある一方で、事業者にとってもお客様にとってもいくつかのデメリットも存在します。

事業者側のデメリット

事業者にとってのデメリットとしては、運用の手間が挙げられます。一番煩雑になるのは、お客様との口座振替依頼書のやりとりです。不備がなくなるまで何往復もやりとりが発生することも珍しくありません。手間だけでなく時間もかかるので、支払い方法に口座振替しか用意していない場合は、引落口座の設定が完了するまでは銀行振込で請求するか、サービスの利用を開始しないかになります。前者の場合は、請求の手間が追加で発生しますし、後者の場合はなかなか売り上げにつなげられないのがデメリットです。

お客様側のデメリット

お客様にとっても、初回の手続きが煩雑なことがデメリットとして挙げられます。口座振替依頼書の不備があると手続きが遅れる可能性もあるため、正確な記入が求められます。事業者側での確認では問題ないと思っても、金融機関に提出後、印鑑相違（お客様の口座開設時の届出印と別の印鑑で捺印されている）や印鑑不鮮明で受理されないこともあります。

手続きが完了するまで利用できないサービスもあるので、すぐに利用を開始したい場合は不備が発生しないように特に注意する必要があります。

手続きの煩雑さを解決する方法

事業者にとってもお客様にとってもデメリットとなる「手続きの煩雑さ」を解決する方法を2つ紹介します。

Web口座振替受付サービスを利用する

Web口座振替受付サービスは、口座振替依頼書を使わずにオンライン上で引落口座の設定ができるサービスです。金融機関のWebサイトから直接手続きを行うので、書類の記入や届出印の捺印も不要です。不備による手続きのやり直しも発生しません。

また申込完了と同時に引落口座の設定が完了するため、すぐにサービスの利用を開始できるようになります。事業者とお客様の両者にとって、手続きの手間と時間を削減できる便利なサービスです。

関連記事：Web（ネット）口座振替受付サービスとは？導入のメリットと導入方法を解説

Paid（ペイド）を使って口座振替を導入する

「Paid（ペイド）」は、口座振替にも対応したBtoB向けの決済代行サービスです。通常、事業者が対応する口座振替依頼書のやり取りも、Paidが代行します。事業者の書類手続きの手間を削減できるので、大幅な業務効率化につながります。

もちろんWeb口座振替受付にも対応しているので、お客様にとっても安心です。ただWeb口座振替受付では対応している銀行が限られているため、どうしても口座振替依頼書での申し込みが必要な場合もあります。もし設定に時間がかかったとしても、設定が完了するまではPaidが銀行振込での請求を代行するので、サービスはすぐに利用を開始できるというのもメリットです。

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まとめ

口座振替は、定期的な支払いを自動化することで、高い回収率を実現する便利なサービスです。お客様にとっても、支払いにかかる時間と手間を大幅に節約することができます。支払い忘れによる未払いを減らせる一方で、導入手続きがやや煩雑である点も理解しておくべきです。Web口座振替受付サービスや、口座振替依頼書の手続きが不要な決済代行サービスなどを導入して、手続きの煩雑さを軽減する対策をするといいでしょう。