納品書と請求書は何が違う？それぞれの役割や書き方を詳しく解説

納品書と請求書は、ビジネスの取引において重要な役割を果たす書類です。しかし、それぞれの違いや用途を正確に理解していないと、取引先との信頼関係を損なうリスクや業務の効率低下につながる可能性があります。本記事では、納品書と請求書の基本的な役割と違い、具体的な作成方法、活用のコツまでを解説します。

納品書と請求書の違いは？

納品書と請求書はどちらも取引の一部を担う重要な書類ですが、その役割と目的は明確に異なります。

納品書は商品やサービスが取引先に確かに届けられたことを証明するための書類なのに対し、請求書は、取引完了後に代金の支払いを依頼する目的で発行される書類です。それぞれの書類に記載すべき基本項目や、発行のタイミングなどにも違いがあります。

納品書とは

納品書は、商品やサービスを取引先に納品した事実を証明するための書類です。納品とは、注文を受けた商品を、注文主である顧客に引き渡すことを意味します。商品を発送する場合もあれば、直接顧客に手渡す場合もあります。通常、納品時に取引先へ提出され、内容を確認して受領印をもらうことで納品が完了したことを証明します。

納品書の役割

役割としては、何をどのくらい納品したかを明確にすること。それによって、納品内容が発注内容と一致しているかを確認できたり、後日発生する可能性がある数量や内容の相違のトラブルを防止できたりします。

受領後は、納品内容を確認して保管します。特に、納品先で内容確認後に受領印をもらう場合、企業間の確認用書類として重要な役割を果たします。

納品書に記載すべき基本項目

• 発行日
• 納品者情報（納品元の企業名や担当者名、住所、連絡先など）
• 納品先情報（納品書の宛先となる企業名や担当者名、住所など）
• 商品明細（品名、数量、単価、金額など）
• 納品日または出荷日

納品書の形式や記載内容には法的な決まりはありませんが、実務上のトラブルを防ぐため、適切な記載が求められます。

納品書の発行タイミング

納品書の送付タイミングは取引の種類や相手方との合意内容によって異なりますが、商品やサービスを納品する際、納品物と一緒に発行されるのが一般的です。電子納品や大規模な取引では、納品書をメールや郵送で別途送付することもありますが、納品物が正しく届いたことを相手にすぐ確認してもらうためには、納品と同時に納品書を送付するのが適切です。

請求書とは

請求書とは、商品やサービスを提供した側が、その対価を請求するために発行する書類です。納品が完了した後、または取引条件に基づき指定されたタイミングで送付されます。請求書には、取引内容の詳細や請求金額などが記載されており、支払いを受けるために必要不可欠な書類と言えます。

請求書の役割

役割としては、支払金額とその明細、支払い期限、振込先を明確に提示することで、スムーズな支払いをしてもらうことです。また、実際に取引が行われたことを証明するための証拠として、支払いが完了するまで経理部門で保管され、場合によっては監査や税務調査の際の記録としても利用されます。

請求書に記載すべき基本項目

請求書に記載すべき項目は、消費税法で以下の通り定められています。

• 宛名（請求書の宛先となる企業名や担当者名、住所など）
• 取引年月日
• 取引内容（商品名、数量、単価、金額、消費税額など）
• 取引金額（税率ごとに区分して金額を記載。各税率に基づく消費税額の合計も明記）
• 発行者情報（発行者の名称、所在地、連絡先を記載）
  

また、インボイス制度への対応が必要な場合、適格請求書として下記の必要項目を記載することが求められます。

• 適格請求書発行事業者の登録番号
• 税率ごとに区分して合計した対価の額及び適用税率
• 税率ごとに合計した消費税

請求書の発行タイミング

請求書の発行タイミングは、取引の形態によって異なります。

掛売り（後払い）方式の場合は、商品の引き渡しやサービスを先に提供し、請求書は後日改めて発行されます。一般的には、月末締めで翌月払いや翌々月払いといったように、支払いサイクルが決まっていることが多いです。

その都度方式の場合は、取引が発生するごとに請求書を発行します。主に新規取引で前払い取引をする場合や、セミナーやイベント料金などの先払いが必要なサービスが該当します。

また契約内容によっては、進捗に応じて部分的に請求書を発行する「分割請求」もあります。

納品書と請求書はまとめることができる

通常の取引では納品書を発行するのが適切ですが、取引内容を確認するためのビジネス慣習上の書類であり、発行が義務づけられているわけではありません。相手方が納品書の提出を求めていない場合や、電子データでの納品確認が行われており、書類を別途発行する必要がない場合などは、発行不要です。

また「納品書兼請求書」として、請求書に納品内容を含める形で書類をまとめることも可能です。短期的な取引や単発の納品で、双方の内容が明確である場合や、取引先と書類の形式について事前に合意している場合に利用されます。

納品書兼請求書を活用すれば、書類作成や送付の回数を減らせるため、事務作業の手間を軽減できます。受け取った側も、納品内容と請求内容を一目で確認でき、処理がスムーズになります。

その他の似た書類との比較

納品書や請求書の他にも、以下の似たような種類証憑書類があります。それぞれの違いを把握しておくと便利です。

種類	役割	納品書との違い	請求書との違い
領収書	代金を受領したことを証明する書類。	納品書は納品内容を記録する書類で、金銭の受け渡しは関係しない。	請求書は代金を請求する書類で、受領したことの証明にはならない。
見積書	取引における商品の価格や条件を事前に提示する書類。	納品書は実際に納品された内容を記録。見積書は納品前に作成される。	見積書は金額の提案にすぎず、実際に請求する段階で請求書を発行する。
注文書	取引先に対して商品やサービスを注文する意思を伝える書類。	納品書は納品側が発行する書類。注文書は発注側が作成する。	注文書には金額の支払い請求は含まれない。
受領書	納品書を受け取った相手が、納品物を確かに受け取ったことを証明する書類。	納品書は発行側が作成する。受領書は受け取る側が発行する。	受領書には金銭に関する情報は記載されない。

毎月の請求書発行業務を効率化するならPaid

請求書発行業務から代金の回収業務までを代行するサービスの一つが「Paid（ペイド）」です。取引先情報と請求内容を登録するだけで、与信管理から請求書の発行・発送、入金確認、督促まですべての業務をPaidが代行してくれます。どれだけ取引件数が増えても、請求にかかる時間が変わらなくなる点が大きなメリットです。

Paidを実際に導入した企業の事例を紹介します。

導入企業	ワンストーン株式会社
業種	定額・サブスクリプション

【Paid導入前の課題】

請求業務は代表が1人で対応。請求書の印字や封入やラベルシールの印字と貼り付け、さらに金額の誤りなどを防ぐためのダブルチェックなどを含めると、請求書の発送だけで3～4時間かかっており、他のやりたい仕事に時間が取れないのが課題でした。

【Paid導入後の効果】

必要な作業は新規取引先の登録とその請求情報の登録だけになったので、毎月の作業としては15分程度に短縮。月末月初でも本業に集中できるようになりました。督促の心理的負担がなくなったのも大きな効果だと感じています。

関連記事：請求業務が4時間から15分に！定額の請求を自動化して作業負担を軽減～ワンストーン株式会社

まとめ

この記事では、納品書と請求書の基本的な違いや書き方を詳しく解説しました。これらの書類は、取引の透明性を高め、トラブルを防ぐために欠かせないものです。

この記事を通じて、納品書と請求書をより効果的に活用し、取引管理をスムーズに進めるためのヒントを提供できたなら幸いです。今後も適切な管理体制を整え、信頼される取引を築いていきましょう。