エクセルで請求書を作る方法は？作成手順とシステム化のタイミングを解説
毎月、膨大な量の請求書発行業務に悩まされていませんか。エクセルなどを使って請求書発行を効率化している企業が多いと思いますが、さらに請求書を郵送している場合、請求書の作成や印刷、封入などに多くの手間がかかります。事業規模が拡大するにつれて取引件数が増えると、請求書発行業務の負担が大きくなりがちです。
そこで、本記事ではエクセルによる請求書発行業務の課題を解説するとともに、システム化することのメリットについて紹介していきます。
「請求業務コスト」見える化ガイド
請求書の発行から入金確認まで、見えにくい「請求業務の人件費」を可視化。ワークシートで自社の金額も試算できます。
この資料で分かること
- 請求業務を構成する5つの工程と、コストが見えにくい理由
- 規模別に見る、請求業務の年間コストの目安
- ワークシートで自社のコストを試算
請求書発行はなぜ必要？
請求書は、取引先に対して発行義務のある書類ではありません。しかし取引先に口頭で請求を行っただけでは「請求されていない」と主張される恐れがあるため、請求書を発行するのが一般的です。
また請求書は取引の証拠となる「証憑書類（しょうひょうしょるい）」に該当するため、保管が必要な書類でもあります。法人税法や所得税法、消費税法などで、確定申告の提出期限から個人は5年間、法人は7年間の保存が義務付けられています。
さらに2020年4月以降に発生した売掛金の債権の消滅時効は、売掛金の支払い期限から5年とされています。相手が支払わない場合に時効を更新するには、「裁判による請求」「債務者の承認」などの方法があり、時効が迫っている場合には請求書を内容証明郵便で送る「催告」をすることによって、時効の成立まで6か月の猶予期間を得ることができます。
催告だけでは時効は更新されませんが、この間に裁判の準備をする、あるいは相手と話し合って債務を承認させるといった方法をとることができます。こうした債権の消滅時効の観点からは、請求書は最低5年間保存する必要があります。
関連記事：請求管理業務とは？業務の流れと効率化の方法を徹底解説
エクセルで請求書を作る方法
無料の請求書テンプレートを活用する方法
エクセルで請求書を作成する際は、一からフォーマットを作るほかに、無料で配布されているテンプレートを活用する方法もあります。必要な項目や計算式があらかじめ設定されているため、自社情報や取引内容を入力するだけで請求書を作成できます。
Microsoftでは、インボイス制度に対応したエクセル形式の請求書テンプレートを無料で配布しています。フォーマットを作る手間を省きたい場合は、以下からダウンロードして活用してください。
無料テンプレート：インボイス制度対応 請求書｜Microsoft
ただし、テンプレートを使用する場合も、自社や取引先に必要な項目がそろっているか、関数や税率の設定が正しいかを確認する必要があります。自社の運用に合わせてフォーマットを作成したい場合は、以下の手順を参考にしてください。
エクセルで請求書フォーマットを作る6つの手順
エクセルで請求書を一から作成する場合は、必要な項目を配置したフォーマットを用意し、金額を自動計算するための関数を設定します。一度フォーマットを作成しておけば、取引先や取引内容を入力し直すことで繰り返し利用できます。
ここでは、エクセルで請求書のフォーマットを一から作る方法を、以下の6つの手順に分けて解説します。
- 用紙サイズを設定する
- タイトルを作成する
- 請求先・発行者情報を入力する
- 取引内容を記載する明細欄を作成する
- 関数を使って金額を集計する
- 振込先・備考欄を作成する
（完成例）
1．用紙サイズを設定する
まず、請求書を印刷またはPDF化したときにレイアウトが崩れないよう、用紙サイズや印刷範囲を設定します。
エクセル上部の「ページレイアウト」タブを開き、「サイズ」から「A4」を選択します。一般的な請求書はA4縦で作成されるため、「印刷の向き」は「縦」に設定しましょう。
続いて、「余白」から上下左右の余白を調整します。印刷時に請求書の一部が切れないよう、必要な情報が1ページに収まることも確認してください。
作成中は「表示」タブから「ページレイアウト」を選択するか、「改ページプレビュー」を利用すると、印刷される範囲を確認しながら作業できます。
2．タイトルを作成する
請求書の上部に「請求書」というタイトルを配置します。
タイトルを入力する範囲のセルを選び、「セルを結合して中央揃え」を設定すると、請求書の中央に大きく表示できます。ほかの項目と区別しやすいように、フォントサイズを大きくし、太字に設定しましょう。
タイトルの近くには、請求書番号と請求書の発行日を入力する欄も設けます。請求書番号は法律上の必須項目ではありませんが、取引先からの問い合わせや再発行に対応する際に請求書を探しやすくなります。
請求書番号には、たとえば「INV-202609-001」のように、発行年月と連番を組み合わせた管理ルールを設定しておくとよいでしょう。
3．請求先・発行者情報を入力する
タイトルの下には、請求先と請求書を発行する自社の情報を入力します。
請求先には、会社名や屋号、部署名、担当者名を記載します。会社や部署に宛てる場合は「御中」、個人に宛てる場合は「様」を使用します。「株式会社〇〇 御中」と「株式会社〇〇 〇〇様」のように、「御中」と「様」を重ねて使用しないように注意してください。
発行者情報として、以下の項目を入力します。
- 会社名または氏名
- 郵便番号・住所
- 電話番号
- メールアドレス
- 適格請求書発行事業者の登録番号
- 担当者名
社印を押す場合は、このエリアに印影を配置できるスペースも確保しておきます。ただし、請求書への押印は法律上の必須要件ではありません。取引先のルールに応じて対応しましょう。
4．取引内容を記載する明細欄を作成する
次に、請求する商品やサービスの内容を記載する明細欄を作成します。
一般的には、以下の項目を横一列に配置します。
| 項目 | 記載内容 |
| 品目・摘要 | 商品名、サービス名、案件名など |
| 数量 | 販売・提供した数量 |
| 単価 | 商品・サービス1単位当たりの価格 |
| 金額 | 数量と単価を掛けた金額 |
| 小計 | 税抜の合計金額 |
| 消費税 | 消費税の合計金額 |
| 合計金額 | 小計＋消費税の最終合計 |
明細部分には罫線を設定し、項目名には背景色をつけるなど、取引先が内容を確認しやすいレイアウトにします。
複数の税率を扱う場合は、どの商品やサービスにどの税率が適用されているか分かるように記載しましょう。軽減税率の対象品目がある場合は、「※」などの記号をつけたうえで、その記号が軽減税率対象品目を示すことも記載します。
5．関数を使って金額を集計する
エクセルの関数を使い、明細ごとの金額や請求金額が自動的に算出されるように設定します。
明細ごとの金額は、「数量×単価」で計算します。たとえば、単価をH列、数量をL列、金額をP列に入力する場合は、金額欄に以下の計算式を設定します。
=H18*L18
複数の明細の合計は、「SUM関数」を使用して求めます。金額がP列に入力されている場合の計算式は、以下のとおりです。
=SUM(P18:P61)
10％の消費税を加算する場合は、消費税額と合計金額をそれぞれ計算します。
消費税額：=小計のセル*10%
合計金額：=小計のセル+消費税額のセル端数が発生する場合は、「ROUNDDOWN」「ROUND」「ROUNDUP」などの関数を利用できます。消費税の端数処理は取引先や社内のルールに合わせて統一するようにしましょう。
また、税率の異なる取引が含まれる場合は、税率ごとに対象金額と消費税額を集計します。
6．振込先・備考欄を作成する
最後に、振込先と備考を記載するエリアを作成します。
振込先には、以下の情報を入力します。
- 金融機関名
- 支店名
- 預金種別
- 口座番号
- 口座名義
口座名義は、振込時に照合しやすいよう、カタカナでも記載しておきましょう。
備考欄には、振込手数料の負担者や支払いに関する連絡事項などを記載します。たとえば、「恐れ入りますが、振込手数料は貴社にてご負担ください」といった案内が挙げられます。
請求金額の支払期限も忘れずに記載します。支払期限は自社の都合だけで決めるのではなく、契約書や注文書、取引先と合意した支払条件に合わせて設定してください。
エクセルで作成した請求書を発行・管理する流れ
請求書のフォーマットが完成したら、取引ごとに必要な情報を入力し、社内承認を得たうえで取引先に送付します。基本的な流れは以下のとおりです。
- 売上データや納品内容と照合する
- 請求先、取引内容、請求金額などを入力する
- 記載内容と計算結果を確認する
- 社内の承認を得る
- PDFに変換する
- メールや郵送など、取引先が指定する方法で送付する
- 発行済みの請求書を所定のフォルダに保存する
- 請求管理表のステータスを「請求済み」に変更する
発行した請求書は、「請求書番号_取引先名_発行年月」のようにファイル名のルールを統一して保存します。請求先や発行日、支払期限、請求金額、入金状況などをまとめた管理表も作成しておくと、請求漏れや入金状況を確認しやすくなります。
件数が多い場合は、エクセルのシートを「請求書」「請求情報」「取引先一覧」「商品一覧」などに分け、XLOOKUP関数やVLOOKUP関数を使って情報を反映させる方法もあります。
また、エクセルによる管理は、入力や確認、承認、送付、入金管理などを自動化するものではありません。請求件数が増えるほど作業量やミスのリスクも増えるため、一定の段階で請求書発行システムの導入を検討する必要があります。
エクセルで作成した請求書の注意点
エクセルを使えば、請求書のフォーマットを手軽に作成できます。一方で、作成後の送付・保存方法やファイル管理については、別途ルールを決めておかなければなりません。
ここでは、エクセルで請求書を作成・発行するときの注意点を解説します。
取引先へ送付する際はPDFに変換する
エクセルで作成した請求書をメールで送付する場合は、Excelファイルのままではなく、PDF形式に変換するのが一般的です。
Excelファイルは受け取った側でも内容を編集できるほか、使用しているExcelのバージョンや端末によって、文字や表のレイアウトが崩れる可能性があります。関数や非表示にしたシートなど、取引先への共有を想定していない情報が含まれてしまうことにも注意が必要です。
PDF形式に変換することで、意図しない編集やレイアウト崩れを防ぎやすくなり、作成時に近い状態で請求書を確認してもらえます。
PDFに変換した後は、以下の点を確認してから送付しましょう。
- 文字や表が途中で切れていないか
- 請求書全体が1ページに収まっているか
- 請求先や請求金額に誤りがないか
- 関係のないシートやページが含まれていないか
- ファイル名から請求書の内容を判別できるか
ただし、PDFに変換すれば改ざんを完全に防止できるわけではありません。必要に応じて、パスワードの設定やアクセス権限の管理なども行いましょう。
電子的に送付した請求書は電子帳簿保存法に沿って保存する
請求書をメールに添付したり、クラウドサービスを通じて送付したりした場合は、電子帳簿保存法上の「電子取引」に該当します。そのため、発行側も送付した請求書の電子データを保存する必要があります。
電子取引データを保存する際は、主に以下の要件を満たせるように管理します。
- 保存した請求書をディスプレイなどで確認できる
- 改ざんの防止に関する措置を講じる
- 日付・金額・取引先などから検索できる状態にする
事業者の状況によって検索要件の一部が不要になる場合もありますが、必要な請求書を速やかに提示できるよう、ファイル名や保存先を統一しておくことが重要です。
たとえば、ファイル名を「20260930_株式会社〇〇_110000円」のように「取引年月日・取引先名・取引金額」の順で統一すると、必要な請求書を探しやすくなります。
なお、Excelで請求書を作成した場合でも、印刷した書面だけを取引先へ郵送するケースと、PDFなどの電子データを送付するケースでは、必要な保存方法が異なります。詳しい要件は、国税庁の案内を確認してください。
入力ミスや請求漏れ・二重請求に注意する
エクセルでの請求書発行では、取引先情報や取引内容、金額などを手作業で入力する場面が多くなります。そのため、入力ミスや計算式の変更、請求漏れなどが起こる可能性があります。
請求先の一覧表と請求書に同じ情報をそれぞれ入力している場合、片方だけを更新して内容に食い違いが生じることもあります。管理表への反映を忘れると、未発行の請求書を発行済みと判断したり、同じ請求書を二重に発行したりするおそれがあります。
入力欄以外のセルを保護する、作成者とは別の担当者が確認する、管理表に発行状況を記録するなど、ミスを防ぐためのルールを設けましょう。
ファイルの保存場所や作業ルールを統一する
請求書の発行件数が増えると、必要なファイルを探しにくくなったり、複数の担当者が同じファイルを更新したりする問題も起こりやすくなります。
共有フォルダで管理している場合は、ファイルの上書きや重複、誤削除にも注意が必要です。担当者ごとに作業方法が異なると、担当者の不在時に請求書の発行・再発行ができないなど、業務が属人化する原因にもなります。
エクセルで請求書を管理する場合は、あらかじめ以下のルールを決めておきましょう。
- ファイル名の付け方
- 請求書番号の採番方法
- 保存するフォルダ
- テンプレートの更新権限
- 作成・確認・承認を行う担当者
- 発行状況を管理表へ反映するタイミング
- バックアップの取得方法
発行件数が少ないうちはエクセルでも管理できますが、件数や担当者が増えるほど確認作業やファイル管理の負担も大きくなります。エクセルでの運用に限界を感じた場合は、請求書発行システムへの移行を検討するタイミングといえるでしょう。
請求書発行システムを導入するメリット
エクセルで請求書の発行を管理する場合ある程度の作業を効率化することはできますが、手作業での処理が多くあります。請求件数の増加に対応するには、請求書の発行から発送までを自動化できるシステムの導入がおすすめです。請求書発行システムを導入することで、次の4つのメリットが得られます。
- 作業の正確性が向上する
- 発送業務の手間・コストが削減できる
- テレワークでも請求書発行ができる
- 取引先の管理がしやすい
作業の正確性が向上する
請求書は取引内容を正確に反映させることが求められる書類であるため、記載ミスは企業の信用にも関わります。しかし丁寧にチェックするには時間がかかり、どんなに気をつけていてもヒューマンエラーが起こってしまうことがあります。請求書発行システムを利用して売上データや販売管理ツールなどとの繋ぎこみを行うと、手入力によるミスがなくなり正確性が向上する点がメリットです。
発送業務の手間・コストが削減できる
請求書の発行業務の中でも、印刷や封入は手間のかかる作業です。月末や月初にまとめて請求書を発送するときには、請求先の数の分のファイルを開いて請求書を印刷するだけでなく、送付状や宛名ラベルも請求先ごとに作成して印刷しなければなりません。そして請求先ごとに封筒の宛名と請求書、送付状が一致しているかを確認しながら封入する必要があります。
請求書発行システムの中には、発送代行までをオプション機能として行ってくれるものもあります。そうしたシステムを利用すれば、請求書の印刷や封入といった業務の手間が省け請求コストの削減につながります。
テレワークでも請求書発行ができる
請求書を印刷して上長の承認を得てから取引先に郵送するというフローで請求書発行業務を行っている場合、オフィスでなければ作業できません
一方、請求書発行システムの導入によってWEB上で発行や承認を行い、メールへの添付や郵送代行によって取引先に送付する体制が構築できれば、テレワークでも無理なく対応することができます。
関連記事：経理がテレワークできない3つの理由と解決策について徹底解説
取引先ごとの請求を管理しやすい
エクセルで請求書の発行や管理を行っている状況では、過去の請求状況を振り返るときにファイルを探して一つ一つ確認していくといった手間がかかります。
請求書発行システムを使えば、取引先ごとの請求をシステム上で一元管理することが可能です。取引先から過去の請求について問い合わせがあった場合や請求書の再発行を依頼された場合の対応がスムーズにできるようになるので、業務の効率化にもつながります。
関連記事：請求業務を効率化する方法～請求書処理をサポートするサービス
請求書発行だけでなく請求業務すべてを自動化できる「Paid（ペイド）」
働き方改革などにより業務効率化が進められていますが、請求書発行システムによって効率化できるのは経理部門が携わっている請求業務ほんの一部です。そのほかにも効率化したい業務として、入金確認や消込作業、入金がなかった場合の督促連絡などがあります。
こうした請求書発行業務から代金の回収業務までを代行するサービスの一つが「Paid（ペイド）」です。取引先情報と請求内容を登録するだけで、与信管理から請求書の発行・発送、入金確認、督促まですべての業務をPaidが代行してくれます。どれだけ取引件数が増えても、請求にかかる時間が変わらなくなる点が大きなメリットです。
また「Paid」を導入すると、請求業務の効率化が図れるだけではありません。代金回収までを代行し未回収の場合には代金を100％保証してくれるため、未回収リスクがなくなるというのも大きな特徴です。
Paidの導入で請求書発行業務を改善した事例
Paidを実際に導入した企業の事例を紹介します。
| 導入企業 | ワンストーン株式会社 |
|---|---|
| 業種 | 定額・サブスクリプション |
ワンストーン株式会社は、VRで内見ができる不動産向けのサービス「Warp」を運営する会社です。取引先が50社近くまで増え、請求業務に手が回らなくなりはじめたタイミングで、Paidを導入いただきました。
【Paid導入前の課題】
請求業務は代表が1人で対応。請求書の印字や封入やラベルシールの印字と貼り付け、さらに金額の誤りなどを防ぐためのダブルチェックなどを含めると、請求書の発送だけで3～4時間かかっており、他のやりたい仕事に時間が取れないのが課題でした。
【Paid導入後の効果】
必要な作業は新規取引先の登録とその請求情報の登録だけになったので、毎月の作業としては15分程度に短縮。月末月初でも本業に集中できるようになりました。督促の心理的負担がなくなったのも大きな効果だと感じています。
関連記事：請求業務が4時間から15分に！定額の請求を自動化して作業負担を軽減～ワンストーン株式会社
請求書発行をはじめとする請求業務の負担を減らしたい方は、Paidの資料をダウンロードして、サービスの仕組みや導入効果をご確認ください。
まとめ
請求書発行業務は、請求書の発行や発送、管理に手間がかかり、取引件数が増えると、作業量の増大などが問題となります。エクセルやシステムを導入することである程度の効率化を図ることはできますが、経理業務全体の効率化という観点からすると請求書発行だけを自動化することは合理的ではありません。
経理のテレワークも含めた働き方改革を進めていきたいのであれば、請求業務の全てを代行してくれるPaidのようなサービスの利用を検討してみることをおすすめします。
BtoB取引の請求業務も、未回収リスクも。
今の関心に近い資料をお選びください（どちらも無料）
Paid活用事例掛売りの課題を解決した
Paid導入事例集
Paidは「掛売り」で発生する課題をすべて解決する決済サービスです。Paid導入で得られる効果を業種ごとに事例でご紹介します。
業種別事例集をダウンロード監修者
大橋 正人
株式会社ラクーンフィナンシャル 執行役員 Paid推進部長
2006年に株式会社ラクーン（現：ラクーンホールディングス）に入社。経営企画室にて卸サイト「スーパーデリバリー」のマーケティング担当として従事。2009年より小売店の審査部門の責任者を経て、2010年「決済サービスPaid（ペイド）」の立ち上げに参画。2019年からラクーンフィナンシャルが提供する「Paid」と「URIHO」の2つのサービスをマーケティング面から統括。2024年からはPaidの事業責任者として、企業の請求業務・決済まわりの課題解決に向けて活動している。
主な掲載・登壇実績
・SFA JOURNAL｜掛け払い・請求代行サービス「Paid」インタビュー（2025年）
・ECのミカタ｜企業間後払い決済サービス「Paid」インタビュー（2023年）
・日本ネット経済新聞（日流ウェブ）｜早期資金化サービス「Paid早期払い」対談インタビュー（2019年）
・ビズスタ｜登壇者プロフィール
