受注管理とは？業務の流れと受注管理システムを導入するメリットを解説
受注管理とは、販売管理の「注文の受付」から「配送」までの管理業務のことです。受注管理は非効率な方法を取ると非常に大きな労力が必要になりますが、効率化すれば業務量の削減や顧客満足度の向上を実現できます。本記事では、受注管理を効率化する具体的な方法を解説します。
目次
受注管理とは何か？
受注管理とは、販売管理の「注文の受付」から「配送」までの管理業務を指します。
受注管理には、直接顧客とやり取りする業務も含まれるため、改善によって顧客満足度の向上も期待できます。受注が多ければ業務は煩雑になりますが、現在は多くのツールやシステムが開発されているため、効率化しやすくなっています。
一般的な受注管理の流れと業務プロセス
注文の受付後、受注管理は以下の流れで進められます。
- 見積もりの作成
- 契約締結
- 注文内容と在庫の登録
- 在庫の確認
- 納品日の連絡
- 受注伝票・注文請書の作成
見積もりの作成
顧客から注文や相談が入れば、見積もりを作成します。基本的に、顧客は見積もりを見て、正式に契約するかを判断します。
見積書には、商品の価格のほか、数量や手数料、納品日なども記載した方が良いでしょう。契約内容を明確化することで、契約後のトラブルを防ぐことができます。
契約締結
顧客が見積もりに合意すれば、契約を締結します。契約締結時には、価格や納品日にミスがないかをよく確認するようにしましょう。
また、初回の取引時には顧客情報の登録と併せて、支払い方法の確認も必要です。企業間取引では掛売り（請求書払い）で取引をすることが多く、その場合は与信管理を行い、信用情報に問題ないことを確認してから取引を行うことになります。
関連記事：与信管理システムとは？サービス内容と利用するメリット・デメリット
注文内容の登録と在庫の確認
契約が成立すれば、注文内容を管理システムなどに登録します。そして在庫の確認を行い、もし在庫が足りなければ、生産部門に連絡して在庫の用意を依頼します。
納品日の連絡
納品日が確定すれば、顧客に連絡します。契約内容に納期が定められていることが多いですが、在庫が不足している場合は、納期が延びることが多くなります。不足分がいつ納品されるのかを生産部門に確認したうえで取引先にこまめに連絡をし、変更後の納期で問題がないかを確認しましょう。早期の納品をご希望の場合は在庫がある他の商材を提案するなど、丁寧な対応をすることで信頼獲得や顧客満足度の向上につながります。
受注伝票・注文請書の作成
受注伝票とは、注文内容を自社で保管するための書類です。一方、注文請書とは、注文内容を顧客に報告するための書類です。基本的に、発注者・受注者・日付・商品情報・金額など、契約に関する情報を記載します。
注文請書に作成義務はありませんが、信頼獲得やトラブル防止のために発行しておいた方が良いでしょう。
受注管理を行ううえでの課題
受注管理は業務の性質上、以下のような課題が発生します。
- 工程が多く業務が煩雑になりやすい
- 属人化しやすくミスが起きやすい
- 紙のやり取りが多くペーパーレス化が進まない
工程が多く業務が煩雑になりやすい
業務プロセスで説明した通り、受注管理には多くの工程があります。これらの工程を受注数だけ行う必要があるため、業務が煩雑になりやすいです。
また受注管理には、見積もり段階での交渉や、新商品への対応など、イレギュラーな業務も求められます。このような業務も、受注管理が煩雑になりやすい原因になります。
属人化しやすくミスが起きやすい
受注管理業務は、顧客と直接やり取りすることとなるため、相性や信頼関係などの理由から属人化しやすいという特徴があります。そのため、担当者の変更時や欠勤日には、作業効率低下や人的ミス発生のリスクが高くなります。
もともと、受注管理は工程が多い業務です。それに加えて業務が属人化してしまうと、特定の社員に対応を任せざるを得なくなってしまいます。
紙のやり取りが多くペーパーレス化が進まない
受注管理には、見積書や受注伝票、注文請書など、紙のやり取りが非常に多いという特徴があります。また、受注の承認はハンコで行われることが多いため、ペーパーレス化が進みにくいという事情もあります。
紙ベースのやり取りは、業務が煩雑になりやすい原因の一つです。また、リモートワークや情報の一元管理ができない原因にもなります。
受注管理を効率化できる受注管理システムとは
受注管理に関する課題は、受注管理システムの導入によって解決できます。受注管理システムとは、受注管理業務全般を自動化するシステムです。注文内容の入力や管理を自動で行います。
受注管理システムを導入すると多くの工程を自動化できるため、受注管理の省力化が可能です。加えて、人的ミスや属人化のリスク削減や、デジタル管理が可能になります。
関連記事：受注管理システムとは？主な機能や特徴、導入のメリットを解説
受注管理システムの主な機能
受注管理システムには、以下のような機能が搭載されています。
- 受注情報の登録・管理
- 見積もり作成
- 注文請書・納品書・請求書の発行
- 在庫管理
- 出荷管理
- 顧客情報の管理
受注管理システムの主な役割は、入力・管理業務のデジタル化です。受注内容の登録や見積もり、請求書といった帳票の発行など、これまで人が手作業で行っていた業務を自動で入力できます。また、在庫や出荷状況の確認も別の部署の担当に確認しなくてもシステム上で確認できるほか、受注情報や顧客情報などを一元管理できるようになります。
受注管理システムを導入するメリット
受注管理システムの導入は、手間や人的ミスの削減につながることで、下記のメリットがあります。
- 受注管理業務の手間を削減できる
- 人的ミスを削減できる
- 顧客満足度の向上につながる
受注管理業務の手間を削減できる
受注管理システムを導入することによって、これまで人が手作業で行っていた業務の多くを自動化できます。
特に、見積書や伝票を手打ちしている場合は、大きな労力の削減が期待できます。
また、管理システムが社内で一元管理されていれば、社内の全ての部署で注文内容や在庫を確認できるため、管理業務が効率的かつ簡単です。在庫管理も自動で行ってくれるシステムであれば、生産部門への生産依頼連絡も不要になります。
これにより、業務量の削減や人手不足の解消が期待できるでしょう。
人的ミスを削減できる
受注管理をシステム化することで、誤入力や人的ミスをする可能性が非常に低くなります。
受注管理に関するトラブルには、納品日や価格、注文個数のミスなどがあります。これらの大部分は、人的ミスによるものです。人的ミスが多発している会社は、受注管理システムを導入することで、ミスを大幅に減らせるかもしれません。
顧客満足度の向上につながる
受注管理システムを導入すると、人的ミスが減り、他部署への確認の手間もなくなるため、迅速な対応が可能になります。これらは、顧客満足度の向上に繋がります。
また、電話やFAXでの受注は営業時間でないと対応ができませんが、システム化によってWeb上から受注を登録できるようになれば、取引先は365日24時間いつでも発注ができるようになります。好きなタイミングで商品を発注できるのは、顧客にとっても大きなメリットになるでしょう。
受注管理システムを選ぶ際のポイント
受注管理システムを選ぶ際には、以下のポイントに注意してみてください。
- 必要とする機能や要件を備えているか
- 既存システムと連携できるか
- 使いやすさやサポート体制に問題がないか
必要とする機能や要件を備えているか
受注管理システムを導入する前に、受注管理の中でどの業務をシステム化したいかを明確にしておきましょう。そのうえで受注管理システムに必要な機能が搭載されているかどうかをしっかりと確認する必要があります。機能が搭載されていない場合、その業務は従来通り人が行うことになります。受注管理を最大限効率化させるためにも、要件と機能のチェックは欠かさないようにしてください。
ただし、高額で搭載されている機能が多すぎるシステムだと、結局すべての機能を使いこなせずに費用対効果が合わなくなってしまうことがあります。必要な機能は企業や業界によって異なるため、口コミを鵜吞みにせず、事例などを参考に自社に合っているかを念入りに確認しましょう。
既存システムと連携できるか
販売管理や出荷管理の工程においてすでにシステムを利用している場合は、それらのシステムと連携できるかも確認しましょう。
既存システムとの連携性がなく、データを共有できない場合、情報の一元管理ができません。それぞれのシステムから吐き出したデータを取り込むといった作業が発生すると手間にもなってしまいます。可能であれば、基幹システムとも連携できる受注管理システムを選ぶようにして、受注管理だけでなく周辺業務も効率化できるといいでしょう。
使いやすさやサポート体制に問題がないか
受注管理システムの効果を最大限発揮するためには、使いやすさが重要です。どれだけ優れた機能を搭載していても、操作性が低かったり、機能を使いこなすのに時間がかかったりすると、効率が悪くなってしまいます。
また、サポート体制の有無も重要なポイントです。困った時にすぐに相談できなければ、トラブルの対処に長い時間を費やしてしまうかもしれません。専任の担当がつくシステムもあるため、必要に応じて検討してみてください。
まとめ
受注管理を効率化することで、業務量の削減や顧客満足度の向上を実現できます。受注管理を効率化するには、受注管理システムの導入が効果的です。導入する際には、どのような機能が必要かを明確にし、自社に最適な受注管理システムを選ぶようにしてください。
周辺業務である請求管理を効率化するPaid
BtoB掛売り決済サービス「Paid（ペイド）」は、掛売り（請求書払い）における与信審査や入金確認、督促、代金回収まで、すべての業務をお任せいただけるサービスです。万が一未払いが発生した場合は、代金を100%保証します。
受注管理システムと連携することで、受注から請求までをすべて自動化することができます。また、与信調査を自社で行う必要がなくなり、未回収が発生しても代金の保証がついているので、安心して新規開拓を進められます。
